As reuniões diárias, ou dailys, é um momento muito importante no dia a dia de um time de desenvolvimento. No entanto, é comum que essas reuniões se transformem em simples relatórios de status, perdendo sua essência e eficácia. Neste post, quero trazer algumas dicas de como evitar que suas dailys se tornem status reports e como manter o foco no objetivo principal: a colaboração e o alinhamento da equipe.
Primeiro vamos entender a real importância das Dailys
As dailys são projetadas para serem reuniões rápidas, geralmente de 15 minutos, onde os membros da equipe compartilham o progresso, discutem impedimentos e planejam o trabalho do dia. O objetivo é promover a transparência, melhorar a comunicação e garantir que todos estejam alinhados.
No entanto, quando se tornam apenas uma oportunidade para reportar o que foi feito, perdem seu valor e podem até gerar desmotivação na equipe.
Evitando o Formato de Relatório de Status
Para evitar que suas dailys se transformem em relatórios de status, é importante focar em perguntas que faça com que o time colabore e fique focado em resolução de problemas. As três perguntas clássicas:
- O que você fez ontem?
- O que você vai fazer hoje?
- Há algum impedimento?
Fazendo essas 3 perguntas você já tem um bom ponto de partida, mas a forma como são respondidas pode fazer toda a diferença.
Incentive o time a serem breves e focados. Em vez de listar todas as tarefas concluídas, eles devem destacar os principais progressos e desafios. Por exemplo, ao invés de dizer “Ontem, finalizei o módulo de autenticação”, eles podem dizer “Finalizei o módulo de autenticação, mas enfrentei um problema com a integração ao banco de dados”.
Parece simples, mas eu aposto que muitas vezes (se não for sempre) o time apenas lista o que foi feito.
Promovendo a Colaboração nas Dailys
Um dos principais objetivos das dailys é promover a colaboração. Para isso, é importante que o time não se limite a relatar o que fizeram, mas também peçam e ofereçam ajuda. Perguntas como: “Alguém pode me ajudar com essa integração?” ou “Quem já trabalhou com esse tipo de problema antes?” podem incentivar a troca de conhecimento e a cooperação.
Outra opção para que a daily não se torne um momento de report é mandar as perguntas antes da reunião, assim o time já se prepara para trazer as informações que realmente importam.
Foco na Resolução de Problemas
As dailys devem ser um espaço para identificar e resolver problemas rapidamente. Quando um impedimento é mencionado, a equipe deve discutir brevemente como superá-lo ou quem pode ajudar. Se necessário, a discussão pode continuar após a reunião, mas é importante que o problema seja reconhecido e encaminhado para solução.
Para manter o foco, é útil que o facilitador da reunião, muitas vezes o Scrum Master, intervenha quando a conversa começa a se desviar para detalhes desnecessários. O objetivo é manter a reunião curta e produtiva, garantindo que todos os tópicos importantes sejam cobertos.
Utilize sua ferramenta de gestão de projeto
Ao utilizar sua ferramenta de gestão, a equipe pode se concentrar em discutir as tarefas que estão bloqueadas ou em andamento, em vez de listar todas as atividades. Isso ajuda a manter a reunião dinâmica e focada na resolução de problemas.
Evitando a Microgestão
Um dos principais riscos de transformar as dailys em status reports é a microgestão. Quando os líderes ou gerentes usam a reunião para monitorar cada detalhe do progresso, isso pode criar um ambiente de desconfiança e desmotivação. As dailys devem ser um momento de colaboração, não de controle.
Para evitar a microgestão, você deve confiar na equipe e focar em apoiar e remover impedimentos. Em vez de perguntar detalhadamente sobre cada tarefa, eles devem se concentrar em entender os principais desafios e como podem ajudar a equipe a superá-los.
Mantendo o Foco das Dailys
Manter as dailys focadas e produtivas requer um esforço contínuo e a participação ativa de toda a equipe. Ao promover a colaboração, focar na resolução de problemas e evitar a microgestão, você pode garantir que essas reuniões cumpram seu propósito e agreguem valor ao projeto.
Lembre-se de que as dailys são uma oportunidade para melhorar a comunicação e a transparência, e não apenas um momento para relatar o que foi feito. Ao criar um ambiente onde todos se sintam à vontade para compartilhar e colaborar, você estará no caminho certo para melhorar a eficácia dessas reuniões.
