Gerenciamento de tempo em projetos: organize sua rotina de desenvolvimento

Dentro de uma equipe de desenvolvimento optar por aprimorar o gerenciamento de tempo em projetos tem algumas vantagens, visto que todo cliente gostaria que seu produto seja entregue dentro do prazo pré-estabelecido em contrato. Organizando sua rotina de desenvolvimento e da sua equipe vocês vão se deparar com um cenário em que não há surpresas que possam atrapalhar o desenvolvimento, já que tudo está sendo feito dentro do prazo e de forma ágil. Aliado a isso, o nível de estresse dos profissionais é menor, já que o cronograma está sendo seguido.

Além disso, outra vantagem interessante e que aumenta a produtividade é que a organização proporciona um número maior de entregas, menos retrabalhos e mais tempo livre para os profissionais no seu dia a dia. Dessa forma, gerir melhor o tempo do seu time exigirá menos esforço da equipe na execução das tarefas, visto que as demandas estão bem distribuídas, gerando menos problemas e um aumento na reputação com seus clientes.

Buscando te ajudar nesse momento de dúvidas, nós produzimos um artigo que busca detalhar melhor quais estratégias seguir para que você realize um gerenciamento de tempo em projetos de forma assertiva e eficiente. Confira, a seguir. e veja se faz sentido ou não para você.

Quais estratégias devo seguir para um bom gerenciamento de tempo em projetos?

Faça um cronograma

A principal maneira para que você consiga gerenciar com eficiência seu tempo de desenvolvimento é fazendo um cronograma semanal de atividades macro que precisam ser feitas. Com essa ferramenta de gestão, é possível ter uma visão e um panorama maior sobre cada etapa micro a ser desenvolvida, possibilitando também que sejam feitas no tempo correto e sem atrasos.

Atualmente, existem diversos programas e aplicativos que permitem uma organização diária, semanal e mensal, podendo auxiliar no gerenciamento de tempo em projetos. Os mais utilizados são os Excel, Google Planilhas. Google Agenda, Trello e Evernote.

Entretanto, é comum que nem sempre os cronogramas sejam cumpridos a risca. Desta forma, o uso das ferramenta acima também permitem que o líder do planejamento analise o que foi que deu errado e tente corrigir o mais breve possível, dando andamento ao cronograma pré-estabelecido.

Defina prioridades entre as atividades

Após definir um cronograma – seja ele semanal ou mensal-, é importante que você detalhe cada atividade em etapas e defina quais são suas prioridades de desenvolvimento. Essa definição é importante para que você consiga trilhar um caminho e não fique perdido sobre quais atividades fazer, principalmente se houver muita demanda em um espaço menor de tempo.

Por isso, antes mesmo do seu dia de trabalho começar, faça uma lista das tarefas que precisam da sua atenção imediata e que você pode executar de uma maneira mais produtiva. É importante lembrar que algumas tarefas não muito urgentes podem acabar te atrapalhando se forem sua prioridade, visto que podem demorar muito mais tempo para serem produzidas.

Leve em consideração a importância de cada atividade e não deixe de estimar o tempo que você levará para poder finalizá-las. Tornando essa organização um hábito diário, você consegue seu dia encaixando as atividades nos períodos em que tem mais ou menos energia ou tempo de sobra..

Saiba otimizar o tempo da sua equipe

Além de realizar seu planejamento pessoal, saber como planejar e ocupar o tempo do seu time de tecnologia também é fundamental. Dentro das equipes, as reuniões podem ser vistas como perda de tempo por alguns profissionais por serem pouco produtivas e objetivas. Você, como líder, deve ser o responsável por realizar ajustes de modo que essa sensação não atinja seu time como um todo.

Uma das dicas mais importantes é definir horários de início e término dessas reuniões, buscando falar sobre todos os assuntos nesse espaço de tempo. Além disso, existem certos encontros que nem todos os profissionais precisam necessariamente participar. Dessa forma, gestor deverá convocar apenas as pessoas que realmente possuem envolvimento com o assunto, pois a possibilidade de ocorrer distrações com um grupo maior de pessoas é mais alta.

Outras dicas importantes envolvem foco e concentração dos participantes para que tudo seja feito de forma objetiva, além disso, realizar o registro desses encontros por meio de uma ata ou gravação de vídeo – caso seja uma reunião remota – também são fundamentais para que todos possam se lembrar posteriormente do que foi debatido. Atitudes como essas evitam que reuniões com temas parecidos sejam feitas novamente, economizando tempo.

Delegue funções

Ainda no caminho da organização da sua equipe no gerenciamento de tempo em projetos, delegar funções de forma assertiva para seus profissionais é fundamental. Se você é o responsável por um projeto, é importante que você não queira abraçar o mundo com todas as demandas para você.

Essa atitude pode interferir, e muito, na sua qualidade de vida e faz com que você gaste tempo com as atividades que podem não ser de sua responsabilidade. Um líder de equipe eficiente sabe como dividir as funções de cada demanda entre a equipe de desenvolvimento para que todos executem no menor espaço de tempo possível.

Evitar fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode aprimorar o gerenciamento de tempo em projetos

Pode parecer uma ideia um tanto quanto errada, mas realizar muitas tarefas ao mesmo tempo não te ajuda de forma efetiva. Apesar de ser bastante comum, quando se produz muitas coisas de forma simultânea, nosso foco e concentração não ficam relacionadas a apenas uma de nossas tarefas. Em determinados casos, isso pode fazer com que deixemos de realizar o que foi programado da melhor maneira possível, podendo até mesmo fazer de uma forma superficial, deixando a desejar no resultado final.

Além disso, quando sentir que sua produtividade caiu de forma considerável, faça uma pausa para o café, para a água e até mesmo para ouvir uma música. Isso pode recarregar nossas energias e aumentar nossa eficiência na luta contra o tempo.