Você já teve dificuldades ou está com problemas ao tentar implementar o método Kanban no processo de desenvolvimento do seu time? Se a resposta for sim, uma boa alternativa é rodar o STATIK com sua equipe, para ajudar no entendimento, adoção e adaptação do Kanban ao dia a dia do time.
Como funciona?
STATIK – Systems Thinking Approach to Introducing Kanban.
O STATIK é formado por 8 passos básicos, cada um deles serve para entender a realidade do time e como o quadro kanban deverá ser montado.
Apesar de ter um “roteiro base”, você nem sempre precisa fazer todos os passos com sua equipe e também pode mudar a ordem deles da forma que achar melhor. O STATIK não é estático.
1. Entenda seu cliente
No primeiro passo, o time deve definir junto quem é o cliente que estão atendendo. Uma boa dica neste passo é usar o template abaixo para essa definição:
NÓS COMO <quem é o time>
PROVEMOS <o que o time faz>
PARA <cliente>
A FIM DE <motivo pelo qual o cliente contratou aquele time>
Neste passo assim como durante todo o processo, devemos abrir um espaço para que o time discuta e debata sobre estes pontos. Além de definir quem é seu cliente, é importante entender como a equipe se enxerga e qual é o propósito dela no contexto do projeto.
2. Insatisfações
No passo 2, vamos levantar todas as insatisfações da equipe relacionadas ao processo atual. Importante deixar claro que esse mapeamento deve considerar o processo completo.
Aqui é legal distribuirmos post-its, para que as pessoas escrevam suas insatisfações. Isso normalmente as deixa mais a vontade.
Depois que as insatisfações estiverem anotadas, é interessante pedir para que elas sejam categorizadas em internas e externas.
- Internas: são tudo que envolve o time de desenvolvimento.
- Externas: que são relacionadas as insatisfações geradas para o cliente.
Normalmente o número de insatisfações internas é muito maior, e aqui podemos enfatizar a importância da empatia pelo cliente.
3. Análise de demanda
Nesta fase iremos analisar o tipo de demanda em que o time está trabalhando. Normalmente pedimos para que os membros da equipe escrevam no post-it em qual atividade estão atuando no momento, e depois disso conversamos um pouco sobre essas demandas.
A intenção aqui é entender quais os tipos de atividades que estão chegando para o time. Se são features, bugs, demandas vindas direto do cliente ou geradas internamente e com qual frequência esses itens estão chegando para a equipe.
Dessa forma conseguimos ter uma noção do volume de cada tipo de demanda.
4. Análise de capacidade
Agora é hora de entender como está a capacidade do time. Aqui podemos começar levantando os últimos itens entregues pelos membros da equipe. E questioná-los sobre qual o tempo médio gasto para entregar cada um deles.
Caso o time tenha um histórico de entregas é interessante olharmos para isso também.
Neste passo podemos falar das primeiras métricas que podem ser analisadas com o uso do quadro kanban. Como a quantidade de itens entregues em um determinado ciclo de tempo (Throughput), ou o tempo total de atuação do time desde a entrada até a a entrega de um item (Lead Time).
5. Workflow
Neste passo devemos mapear o workflow completo do processo, entendendo todas as etapas pelas quais um item passa. Considerando o momento que ele entra na fila de desenvolvimento, até a fase em que será liberado para o cliente.
Precisamos entender o passo a passo do processo, e mais do que isso, o que ocorre com cada tipo de demanda. Atividades de natureza diferente, podem passar por fases específicas do fluxo.
É muito importante entender o que cada fase representa dentro do processo atual, e como iremos adaptar isso no modelo novo.
6. Classes de serviço
Aqui vamos falar mais uma vez sobre os tipos de demandas, mas neste caso focando as classes de serviço. A intenção é entender o processo de priorização e como podemos trabalhar isso com o time no novo quadro.
Classes de serviço normalmente são aquelas “raias” no kanban. Elas servem para definir uma escala de prioridade e ajudam o time a saber o que deve atender primeiro.
Este é um passo bem interessante, porém recomenda-se explorá-lo apenas com equipes de maior maturidade.
7. Design Kanban System – Modelando o novo fluxo de trabalho
Finalmente chegou a hora, vamos modelar o novo quadro kanban.
Aqui vamos usar todas as informações recolhidas durante o STATIK e modelar um kanban que adeque-se a realidade do time. É importante que a equipe participe desse processo, entendendo o que cada coluna do board representa no novo fluxo.
Devemos lembrar que o Kanban é um método evolucionário, por isso vamos criar o novo quadro com aquilo que é essencial para a equipe trabalhar. Com o passar do tempo e rodando o novo fluxo, o time pode alterar o quadro e adequá-lo as necessidades que surgirão.
8. Rollout
Com tudo pronto, é hora de colocar o novo fluxo para rodar.
Agora vamos testar nosso kanban novo, envolvendo as pessoas que participam do processo. Para o sucesso da implementação desse modelo devemos contar com a colaboração de todos.
Precisamos lembrar que as as recomendações são acompanhar o processo e melhorá-lo sempre que possível. O Kanban é um processo de melhoria contínua então fique sempre atento por melhorias e problemas que sua equipe pode apresentar.
