Como montar um gerenciamento de projetos de sucesso

Montar um gerenciamento de projetos não é um processo tão simples como parece. Uma boa gestão envolve avaliação detalhada e criteriosa de inúmeros fatores, como custos, qualidade, prazos e produtividade da equipe.

Na falta de uma boa gestão, todo o projeto de execução pode ser comprometido, podendo aumentar o custo e acarretar atraso de entrega.

Para ajudar você a montar um gerenciamento de projetos de sucesso, levantamos alguns esclarecimentos importantes que podem beneficiar o seu trabalho. Boa leitura!

O que é gerenciamento de projetos?

Desde o planejamento até a execução de um projeto, várias situações podem impactar de diferentes formas o resultado esperado.

Por isso, é importante conhecer o ciclo de vida do projeto e visualizar as fases desse ciclo. Isso facilita o enfrentamento dos desafios de cada uma das etapas que possibilitarão mais controle e praticidade ao desenvolvimento das tarefas.

Mas afinal, o que é gerenciamento de projetos? Gerenciar um projeto significa aplicar no seu planejamento ferramentas, métodos, habilidades e conhecimentos para a execução eficaz e efetiva de cada uma de suas etapas.

Trata-se de uma execução estratégica das etapas das atividades planejadas que permite definir com precisão os objetivos e como serão alcançados os resultados.

Devido à sua importância, o gerenciamento de projetos requer atenção em cada uma das etapas do ciclo — do planejamento e execução ao encerramento dos trabalhos. Para que isso seja alcançado, é preciso adotar alguns processos, técnicas e ferramentas de gestão.

Algumas dessas aplicações demandam muito cuidado, já que são pontos-chave na estruturação das etapas de qualquer procedimento de gerenciamento de projetos.

Quais metodologias de gestão adotar?

Definir a metodologia para um gerenciamento de projetos de sucesso é fundamental para que a empresa obtenha maturidade nos seus processos e possa utilizar o desenvolvimento dos melhores modelos, procedimentos e ferramentas aplicáveis à organização.

A adoção de uma metodologia adequada evita erros, redundâncias e ausência de processos de gestão. 

A escolha da metodologia adequada deve levar em consideração a necessidade do gerenciamento de projetos da empresa, de forma a atender às demandas e adaptar-se às alterações no decorrer da execução do projeto.

Isso significa que o gestor deve moldar um conjunto de práticas que condizem com a realidade da própria organização, evitando copiar métodos que já foram aplicados em outras companhias ou que foram sugeridos.

Adotar uma metodologia é de extrema importância, já que indica a rota que a empresa deverá seguir e como alcançar a maturidade dos negócios.

Como montar um gerenciamento de projetos?

Não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita pronta que indique qual caminho seguir para alcançar um gerenciamento de projetos de sucesso.

No entanto, existem algumas regras básicas que podem ser facilmente aplicadas ao negócio. Ficou curioso? Vejamos:

Mantenha boa comunicação com a equipe

A regra básica para um gerenciamento de projetos de sucesso é a boa comunicação com todos os integrantes da equipe, de modo a repassar todas as etapas do ciclo do projeto, como serão realizadas, em qual prazo deverão ser entregues etc.

O gestor de projetos precisa estar atento à forma como será repassada cada informação — por meio de comunicados em murais, e-mails ou mesmo documentos impressos.

Além disso, é fundamental que o gestor defina as pessoas que participarão do projeto, de modo a identificar possíveis necessidades de contratações ou treinamentos.

Esteja aberto à mudanças

Um gerenciamento de projetos de sucesso deve estar aberto a mudanças e ao aprimoramento constante. Quando o gestor trabalha com um escopo fechado, acaba engessando todo o projeto, não deixando margem para correções e melhorias durante o seu desenvolvimento.

Empresas que trabalham com escopo fechado conseguirão, no máximo, realizar algumas modificações. Na maior parte das vezes, os gastos do projeto vão aumentando para que consiga atingir algo que atenda (ou que você acha que atenderá) seus clientes.

Com um escopo aberto é possível ir melhorando a cada semana e aproveitar ao máximo o desenvolvimento já realizado. Além disso, com escopo aberto é possível aumentar a velocidade da entrega no momento em que se deseja, alocando mais profissionais para seu desenvolvimento sempre que precisar.

Treine e capacite a equipe de trabalho

O gerenciamento de projetos de sucesso requer o treinamento e a capacitação de todos os integrantes da equipe.

Além disso, é fundamental que o gestor selecione os colaboradores que farão parte do projeto com base nos seus perfis e qualificações, na capacidade de trabalhar em equipe e no grau de autonomia necessária.

Trabalhar com um bom time de profissionais não é questão de sorte, é resultado de um bom processo de recrutamento e seleção.

Assim como um técnico de futebol que escala um time levando em consideração as características de cada jogador para cada posição, o gestor de projetos deve estabelecer critérios adequados no processo de contratação e as devidas atribuições aos membros do seu time.

Estabeleça um cronograma de gerenciamento de projetos

Estabelecer um cronograma de gerenciamento de projetos é fundamental para alcançar as etapas programadas no ciclo de execução.

Um cronograma de gerenciamento de projetos não serve apenas para a fiscalização das tarefas e o cumprimento de prazos. Ele é uma ferramenta de monitoramento e controle de cada status do projeto.

Pela elaboração de um cronograma de execução é possível acompanhar a evolução de cada etapa do projeto, o que dá ideia de como está o orçamento, por exemplo.

Um bom cronograma deve ser realista e representar para toda a equipe como cada etapa do projeto está sendo desenvolvida, principalmente para aqueles que farão parte de tarefas específicas.

Se você estabeleceu um cronograma, não quer dizer que não poderá ser alterado conforme as etapas de execução. É possível decidir previamente um prazo e preço do produto e, conforme o desenvolvimento, ir moldando suas funcionalidades conforme as exigências do cliente.

Vale destacar que a possibilidade de trabalhar com escopo aberto possibilita que o gestor pague somente pelo tempo usado, de fato, para o desenvolvimento do projeto.

Quando o cliente participa do projeto, ele consegue entender o que está acontecendo e como suas horas contratadas estão sendo gastas, o que torna esse tipo de contrato bastante transparente.

Isso significa que o cliente passa a ter maior liberdade para fazer alterações no decorrer do projeto, não comprometendo a qualidade dele.

Terceirize uma equipe para gestão de projetos

Gerenciar projetos exige tempo e dedicação. Isso significa que nem sempre a equipe poderá se dedicar 100% ao processo de gerenciamento de projetos.

Por isso, a melhor decisão é contar com o auxílio de profissionais terceirizados que poderão focar as ações direcionadas para atender às demandas do projeto.

Assim, o gestor poderá se dedicar às tarefas que demandam maior atenção e valor para o negócio e deixar para terceiros as ações mais burocráticas e onerosas.

Agora, que você já está por dentro de como montar um gerenciamento de projetos de sucesso, complemente a leitura com outro conteúdo nosso e entenda o que é metodologia ágil.