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Backlog: o que é, seus componentes, métricas e boas práticas

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O uso do termo Backlog não é novidade nenhuma na área da Tecnologia da Informação. Uma das etapas do Scrum e uma das metodologias mais utilizadas atualmente, a estratégia é importante para aumentar a efetividade no gerenciamento dos projetos e também para organizar quais funcionalidades devem ter prioridade na hora do desenvolvimento. Com a construção dos backlogs, toda a equipe consegue visualizar as etapas do projeto e saber como será o andamento dos sprints. 

Apesar de ser frequente no mundo da tecnologia, a estratégia é bastante comum, podendo ser utilizada em diversas áreas. Mesmo assim, muitas pessoas não entendem o conceito e não sabem exatamente o que é.

Por ter esse nível de importância, produzimos um artigo que apresenta mais detalhes sobre os diferentes tipos de backlog, qual o tipo ideal para cada situação e saiba como aprimorar a estratégia em seus projetos. Veja a seguir!

O que é Backlog?

O backlog é reconhecido como um repositório que organiza, cataloga e prioriza as demandas no contexto do desenvolvimento de software. Entretanto, esta definição, apesar de correta, apenas arranha a superfície do que é, genuinamente, um backlog e de como ele interage e influencia o ciclo de vida do desenvolvimento de um produto.

No processo de desenvolvimento de software, a tomada de decisão é muitas vezes oscilante e contingente, demandando um instrumento que possibilite visibilidade e flexibilidade. O backlog, quando bem gerido, oferece este instrumento, pois permite a identificação fácil e rápida dos itens que exigem atenção imediata, aqueles que podem ser adiados e os que necessitam de revisão ou reavaliação.

Um backlog é mais que um repositório; é um reflexo do produto em desenvolvimento, revelando não só o estado atual do projeto, mas também sua trajetória e direção futura. A precisão, clareza e detalhamento dos itens do backlog são vitais para garantir que o desenvolvimento prossiga de maneira alinhada com as expectativas dos stakeholders e as necessidades dos usuários.

Por meio de uma gestão de backlog apropriada, as equipes de desenvolvimento podem assegurar que o fluxo de trabalho seja mantido de maneira contínua e coesa, enquanto gerentes de projeto e produto têm um meio transparente e atualizado para monitorar e reportar o progresso do projeto.

Quais são os tipos de backlog?

Atualmente, dois tipos de listas de tarefas são utilizadas no desenvolvimento de projetos: o Product Backlog e o Sprint Backlog, que serão explicados a seguir.

Product Backlog

Entre os dois tipos existentes, o Product Backlog é o que define quais serão as etapas do desenvolvimento de um projeto. Como dito anteriormente, antes do começo da produção é necessário que o Product Owner, junto com a equipe, defina um backlog sobre quais serão as prioridades do time durante o processo de desenvolvimento.

Desta forma, o grupo de devs sabe quais funcionalidades são essenciais para o funcionamento geral do produto e, assim, consegue administrar possíveis funções extras que podem ser adicionadas em etapas futuras. É recomendado que o Backlog de Produto seja visível para todos os funcionários de forma clara no espaço de trabalho, podendo se utilizar de lousas, placas ou ferramentas on-line.

Sprint Backlog

O segundo tipo de Backlog é o produzido para alinhar quais etapas serão produzidas em cada sprint de desenvolvimento. Após a divisão de quantos sprints serão necessários para entrega do projeto em tempo hábil, o Product Backlog é dividido na reunião de planejamento chamada de Sprint Planning.

Dessa forma, surge o Sprint Backlog, lista que conterá as atividades que devem ser desenvolvidas em cada período de tempo e qual será o foco da equipe de desenvolvedores em cada sprint. Além disso, é importante lembrar que o Product Backlog é criado apenas uma vez, podendo ser atualizado durante o processo, e o Sprint Backlog é feito em cada etapa do desenvolvimento.

Nesse ponto, é importante definir um tempo fixo para cada sprint acontecer e dividir igualmente as funcionalidades para que nenhuma sprint fique sobrecarregada. Isso porque alterações podem surgir no decorrer do projeto e essas tarefas precisarão entrar em alguma etapa para serem corrigidas.

Backlog Técnico

Este refere-se a uma lista de tarefas técnicas, frequentemente relacionadas a débitos técnicos, como refatoração de código e correções, que são necessárias para garantir a qualidade e manutenibilidade do código.

Componentes de um Backlog

Histórias de Usuário

Dentro do escopo de um backlog, as histórias de usuário emergem como um componente vital, pois elas não apenas documentam os requisitos, mas também se transformam em um meio através do qual as expectativas e necessidades dos usuários são traduzidas em características tangíveis de um produto de software. Cada história de usuário encapsula um desejo ou uma necessidade do usuário, articulado de tal forma que direciona a equipe de desenvolvimento para conceber soluções que estejam sincronizadas com as expectativas do usuário e os objetivos de negócios. Mais do que simples descrições, as histórias de usuário convergem foco, valor e funcionalidade, garantindo que cada aspecto do desenvolvimento seja justificável e ancorado em uma necessidade real e autêntica do usuário.

Épicos

Épicos são grandes blocos de trabalho dentro de um backlog que agrupam várias user stories relacionadas sob um tema ou objetivo comum. Eles são usados para organizar o trabalho em categorias mais gerenciáveis e proporcionam uma visão de alto nível dos objetivos maiores de um projeto. Um épico pode ser dividido em múltiplas user stories menores, cada uma representando uma funcionalidade específica que contribui para o objetivo geral do épico. Isso ajuda as equipes a manterem o foco nos objetivos estratégicos enquanto detalham o trabalho necessário para alcançá-los. Épicos são particularmente úteis em projetos grandes e complexos, onde o escopo do trabalho se estende por longos períodos e envolve muitas áreas interconectadas do produto ou serviço.

Tarefas

Ao discutirmos tarefas, estamos explorando o reino do “como” no contexto do desenvolvimento de software. Uma tarefa desmembrada de uma história de usuário ou de uma necessidade de correção de bug torna-se a unidade fundamental de trabalho para os desenvolvedores. Ao definir tarefas, a abstração de uma história de usuário ou a generalidade de um bug é destilada em ações concretas, específicas e quantificáveis. Tarefas são, portanto, o elo que conecta a teoria à prática, fornecendo uma estrutura que permite que a equipe navegue através das complexidades do desenvolvimento com uma direção clara e mensurável.

Bugs

A presença de bugs no backlog simboliza o reconhecimento e a aceitação da imperfeição inerente a qualquer processo de desenvolvimento de software. Bugs não são meramente falhas ou defeitos; eles são oportunidades identificadas para otimização, refinamento e melhoria. A identificação, catalogação e priorização de bugs em um backlog garantem que a equipe de desenvolvimento esteja constantemente alinhada com um paradigma de melhoria contínua, assegurando que o software não apenas atenda às expectativas, mas também evolua para se tornar mais robusto e confiável ao longo do tempo.

Como Criar um Backlog?

1. Definição Clara de Itens

  • Especificar claramente cada item: Cada item no backlog deve ter uma descrição clara e concisa do que precisa ser feito.
  • Adicionar critérios de aceitação: Isso ajuda a garantir que o trabalho está completo e atende às expectativas.

2. Priorização

  • Utilizar métodos de priorização: Métodos como MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) ou priorização baseada em valor/negócio podem ser úteis.
  • Revisões regulares do backlog: As prioridades podem mudar com o tempo, portanto, revisar e ajustar o backlog regularmente é essencial.

3. Estimativas

  • Estimar o esforço necessário: Usar técnicas como Planning Poker ou estimativas baseadas em pontos para avaliar o esforço necessário para cada tarefa.
  • Considerar dependências e recursos: Alguns itens podem depender de outros, ou de recursos específicos, o que deve ser considerado na priorização e no planejamento.

4. Granularidade

  • Dividir grandes tarefas: Itens grandes devem ser quebrados em tarefas menores e mais gerenciáveis, o que facilita a estimativa e a execução.
  • Manter um bom nível de detalhe: Nem muito granular a ponto de se perder em detalhes, nem tão amplo que falte clareza sobre o que precisa ser feito.

5. Engajamento do Time

  • Incluir o time nas decisões do backlog: Isso aumenta o comprometimento e a compreensão das tarefas.
  • Revisões periódicas com o time: Encontros regulares para discutir o backlog ajudam a manter todos na mesma página e a ajustar o curso conforme necessário.

6. Feedback e Adaptação

  • Iterar com base no feedback: Coletar feedback de stakeholders e usuários frequentemente para ajustar o backlog de acordo com as necessidades reais.
  • Flexibilidade: Ser flexível e adaptável às mudanças do ambiente e às necessidades do projeto é fundamental.

Implementar essas práticas não só ajuda a manter o backlog organizado e atualizado, mas também assegura que o desenvolvimento esteja alinhado com as necessidades do negócio e as expectativas dos usuários.

Métricas chaves para avaliar o desempenho da equipe e saúde do backlog

Vamos explorar algumas das principais métricas que podem ser utilizadas para avaliar a eficiência do backlog.

Velocidade da Equipe (Velocity) é uma das métricas primordiais. Ela quantifica o volume de trabalho que uma equipe consegue completar em cada sprint, geralmente medido em pontos de história ou horas. Observando as tendências na velocidade ao longo dos sprints, gestores podem ajustar as cargas de trabalho e fazer previsões mais precisas sobre os prazos de entrega dos projetos. Essa métrica é vital para planejar de maneira eficiente, pois fornece uma base para entender a capacidade real da equipe.

Outro instrumento valioso é o Burndown Chart, que oferece uma representação visual do trabalho restante versus o tempo. A análise desse gráfico permite aos gestores visualizar rapidamente se a equipe está no caminho certo para concluir o sprint ou projeto no tempo previsto. Uma linha de progresso que não segue a trajetória esperada pode ser um indicativo de que os prazos não serão cumpridos, permitindo intervenções rápidas para reajustar tarefas ou recursos.

A Taxa de Cumprimento de Compromissos, também conhecida como Commitment Reliability, mede a consistência com que a equipe cumpre o que foi planejado. Um índice abaixo do esperado frequentemente sinaliza a necessidade de revisar as práticas de estimativa ou a própria execução das tarefas. Essa métrica é crucial para manter a confiança dos stakeholders no processo de desenvolvimento, assegurando que as entregas sejam previsíveis e confiáveis.

Além disso, o Índice de Itens Prontos reflete a qualidade e a preparação do backlog. Um backlog saudável contém itens bem definidos e prontos para desenvolvimento, o que facilita a rápida execução das tarefas. Um índice baixo pode apontar para a necessidade de uma melhor definição e preparação dos itens de trabalho, elementos essenciais para evitar atrasos e melhorar a eficiência geral.

Por fim, as métricas de Lead Time e Cycle Time oferecem insights sobre a eficiência dos processos internos. Enquanto o Lead Time ajuda a entender o tempo total desde a concepção até a entrega de um item, o Cycle Time foca no período que um item leva para ser completado uma vez que o trabalho nele se inicia. Estas métricas são indispensáveis para identificar gargalos e aprimorar a rapidez da entrega.

Como aprimorar seu backlog?

Entre as formas existentes que permitem melhorar o aproveitamento de sua estratégia estão reuniões quinzenais, semanais e até mesmo diárias. É claro que isso pode variar de acordo com o nível de experiência dos profissionais e a quantidade de desenvolvedores que estão no projeto. Porém, com uma frequência maior de reuniões, é possível alinhar as etapas de produção, dar feedbacks sobre o que pode ser melhorado e até aumentar o entrosamento entre Product Owner e devs.

Além disso, o quanto antes os problemas surgirem e voltarem ao Product Backlog, mais rapidamente as mudanças podem ser incluídas nos sprints e podem ser atualizadas pelos desenvolvedores. Outro ponto importante é que, atualmente, existem diversas ferramentas on-line que permitem acelerar o processo a auxiliar a equipe toda na gestão dos backlogs.

Aqui estão mais 4 práticas que você pode seguir para manter o seu backlog saudável:

(1) Revisão e Refinamento Regular
O sucesso de um projeto muitas vezes depende de quão atualizado e alinhado o backlog está com os objetivos do projeto. É essencial realizar revisões periódicas do backlog, preferencialmente com a participação de toda a equipe de desenvolvimento. Essas revisões são oportunidades para validar a relevância de cada item, refinar detalhes, dividir tarefas grandes em sub-tarefas mais gerenciáveis e remover ou atualizar itens que já não se alinham com as metas do projeto.

(2) Priorização Estratégica
Definir critérios claros e consistentes para a priorização de itens no backlog é fundamental. Utilizar métodos como valor para o cliente ou impacto no negócio ajuda a assegurar que os recursos estão sendo alocados eficientemente. Ser flexível nas priorizações também é vital, pois permite ajustar o foco do projeto com base em mudanças no ambiente de negócios ou feedback dos stakeholders.

(3) Definição Clara de Itens
Cada item do backlog deve ter critérios de aceitação bem definidos e ser detalhado o suficiente para permitir estimativas precisas e execução efetiva. Isso inclui garantir que as descrições sejam claras e que cada item esteja pronto para ser executado assim que chegar a sua vez no ciclo de desenvolvimento, evitando atrasos e mal-entendidos.

(4) Gerenciamento de Dependências
A identificação clara de dependências entre as tarefas é crucial para prevenir bloqueios durante a execução dos sprints. Compreender como as tarefas se interligam e planejar adequadamente a ordem de execução pode significativamente melhorar o fluxo de trabalho e a eficiência da equipe.

Aplicando essas práticas, você pode manter o backlog não apenas organizado, mas também alinhado com as necessidades estratégicas do projeto e da equipe.

Conclusão

O backlog é uma ferramenta insubstituível no desenvolvimento de software, proporcionando uma estrutura para a organização, priorização e planejamento do trabalho, e desempenhando um papel crítico na entrega contínua de valor no produto final.

Agora que você já sabe mais detalhes de como os backlogs funcionam , é hora de implementá-los ou reestruturá-los na sua equipe de desenvolvimento para garantir mais produtividade, agilidade e qualidade na construção dos projetos.

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