O que é Backlog e qual sua importância?

O uso do termo Backlog não é novidade nenhuma na área da Tecnologia da Informação. Uma das etapas do Scrum e uma das metodologias mais utilizadas atualmente, a estratégia é importante para aumentar a efetividade no gerenciamento dos projetos e também para organizar quais funcionalidades devem ter prioridade na hora do desenvolvimento. Com a construção dos backlogs, toda a equipe consegue visualizar as etapas do projeto e saber como será o andamento dos sprints. 

Apesar de ser frequente no mundo da tecnologia, a estratégia é bastante comum, podendo ser utilizada em diversas áreas. Mesmo assim, muitas pessoas não entendem o conceito e não sabem exatamente o que é.

Por ter esse nível de importância, produzimos um artigo que apresenta mais detalhes sobre os diferentes tipos de backlog, qual o tipo ideal para cada situação e saiba como aprimorar a estratégia em seus projetos. Veja a seguir!

O que é Backlog?

O backlog é reconhecido como um repositório que organiza, cataloga e prioriza as demandas no contexto do desenvolvimento de software. Entretanto, esta definição, apesar de correta, apenas arranha a superfície do que é, genuinamente, um backlog e de como ele interage e influencia o ciclo de vida do desenvolvimento de um produto.

No processo de desenvolvimento de software, a tomada de decisão é muitas vezes oscilante e contingente, demandando um instrumento que possibilite visibilidade e flexibilidade. O backlog, quando bem gerido, oferece este instrumento, pois permite a identificação fácil e rápida dos itens que exigem atenção imediata, aqueles que podem ser adiados e os que necessitam de revisão ou reavaliação.

Um backlog é mais que um repositório; é um reflexo do produto em desenvolvimento, revelando não só o estado atual do projeto, mas também sua trajetória e direção futura. A precisão, clareza e detalhamento dos itens do backlog são vitais para garantir que o desenvolvimento prossiga de maneira alinhada com as expectativas dos stakeholders e as necessidades dos usuários.

Por meio de uma gestão de backlog apropriada, as equipes de desenvolvimento podem assegurar que o fluxo de trabalho seja mantido de maneira contínua e coesa, enquanto gerentes de projeto e produto têm um meio transparente e atualizado para monitorar e reportar o progresso do projeto.

Quais são os tipos de backlog?

Atualmente, dois tipos de listas de tarefas são utilizadas no desenvolvimento de projetos: o Product Backlog e o Sprint Backlog, que serão explicados a seguir.

Product Backlog

Entre os dois tipos existentes, o Product Backlog é o que define quais serão as etapas do desenvolvimento de um projeto. Como dito anteriormente, antes do começo da produção é necessário que o Product Owner, junto com a equipe, defina um backlog sobre quais serão as prioridades do time durante o processo de desenvolvimento.

Desta forma, o grupo de devs sabe quais funcionalidades são essenciais para o funcionamento geral do produto e, assim, consegue administrar possíveis funções extras que podem ser adicionadas em etapas futuras. É recomendado que o Backlog de Produto seja visível para todos os funcionários de forma clara no espaço de trabalho, podendo se utilizar de lousas, placas ou ferramentas on-line.

Sprint Backlog

O segundo tipo de Backlog é o produzido para alinhar quais etapas serão produzidas em cada sprint de desenvolvimento. Após a divisão de quantos sprints serão necessários para entrega do projeto em tempo hábil, o Product Backlog é dividido na reunião de planejamento chamada de Sprint Planning.

Dessa forma, surge o Sprint Backlog, lista que conterá as atividades que devem ser desenvolvidas em cada período de tempo e qual será o foco da equipe de desenvolvedores em cada sprint. Além disso, é importante lembrar que o Product Backlog é criado apenas uma vez, podendo ser atualizado durante o processo, e o Sprint Backlog é feito em cada etapa do desenvolvimento.

Nesse ponto, é importante definir um tempo fixo para cada sprint acontecer e dividir igualmente as funcionalidades para que nenhuma sprint fique sobrecarregada. Isso porque alterações podem surgir no decorrer do projeto e essas tarefas precisarão entrar em alguma etapa para serem corrigidas.

Backlog Técnico

Este refere-se a uma lista de tarefas técnicas, frequentemente relacionadas a débitos técnicos, como refatoração de código e correções, que são necessárias para garantir a qualidade e manutenibilidade do código.

Componentes de um Backlog

Histórias de Usuário

Dentro do escopo de um backlog, as histórias de usuário emergem como um componente vital, pois elas não apenas documentam os requisitos, mas também se transformam em um meio através do qual as expectativas e necessidades dos usuários são traduzidas em características tangíveis de um produto de software. Cada história de usuário encapsula um desejo ou uma necessidade do usuário, articulado de tal forma que direciona a equipe de desenvolvimento para conceber soluções que estejam sincronizadas com as expectativas do usuário e os objetivos de negócios. Mais do que simples descrições, as histórias de usuário convergem foco, valor e funcionalidade, garantindo que cada aspecto do desenvolvimento seja justificável e ancorado em uma necessidade real e autêntica do usuário.

Épicos

Épicos são grandes blocos de trabalho dentro de um backlog que agrupam várias user stories relacionadas sob um tema ou objetivo comum. Eles são usados para organizar o trabalho em categorias mais gerenciáveis e proporcionam uma visão de alto nível dos objetivos maiores de um projeto. Um épico pode ser dividido em múltiplas user stories menores, cada uma representando uma funcionalidade específica que contribui para o objetivo geral do épico. Isso ajuda as equipes a manterem o foco nos objetivos estratégicos enquanto detalham o trabalho necessário para alcançá-los. Épicos são particularmente úteis em projetos grandes e complexos, onde o escopo do trabalho se estende por longos períodos e envolve muitas áreas interconectadas do produto ou serviço.

Tarefas

Ao discutirmos tarefas, estamos explorando o reino do “como” no contexto do desenvolvimento de software. Uma tarefa desmembrada de uma história de usuário ou de uma necessidade de correção de bug torna-se a unidade fundamental de trabalho para os desenvolvedores. Ao definir tarefas, a abstração de uma história de usuário ou a generalidade de um bug é destilada em ações concretas, específicas e quantificáveis. Tarefas são, portanto, o elo que conecta a teoria à prática, fornecendo uma estrutura que permite que a equipe navegue através das complexidades do desenvolvimento com uma direção clara e mensurável.

Bugs

A presença de bugs no backlog simboliza o reconhecimento e a aceitação da imperfeição inerente a qualquer processo de desenvolvimento de software. Bugs não são meramente falhas ou defeitos; eles são oportunidades identificadas para otimização, refinamento e melhoria. A identificação, catalogação e priorização de bugs em um backlog garantem que a equipe de desenvolvimento esteja constantemente alinhada com um paradigma de melhoria contínua, assegurando que o software não apenas atenda às expectativas, mas também evolua para se tornar mais robusto e confiável ao longo do tempo.

Inter-relacionamento e Equilíbrio entre os Componentes

Histórias de usuário, tarefas e bugs são, sem dúvida, elementos distintos dentro de um backlog, mas é imperativo reconhecer o equilíbrio e a inter-relação entre eles para explorar completamente a eficácia de um backlog. Histórias de usuário fornecem visão, tarefas oferecem direcionamento e bugs impulsionam a otimização. Cada componente, enquanto serve ao seu propósito distinto, também alimenta e é alimentado pelos outros, criando um ecossistema dentro do backlog onde visão, ação e otimização coexistem e se reforçam mutuamente, promovendo um desenvolvimento que é orientado ao usuário.

Como Criar um Backlog Eficiente

Entendendo as Necessidades do Cliente

Conhecer as necessidades do cliente é essencial e vai além de simplesmente ouvir suas solicitações e reclamações. É preciso entender seus desafios e expectativas para oferecer soluções de software que realmente atendam suas demandas e resolvam seus problemas. Uma comunicação constante e ativa com os clientes, focada em explorar e entender suas preocupações e desejos, é vital para criar um backlog valioso e alinhado com suas reais necessidades.

Definição Clara dos Requisitos

Definir os requisitos de forma clara e objetiva é fundamental para direcionar as equipes de desenvolvimento e testes durante as sprints. Cada requisito precisa ser detalhado com precisão, servindo como guia para todas as etapas subsequentes do desenvolvimento de software, e garantindo que o produto final esteja em conformidade com as expectativas dos clientes. A clareza na definição dos requisitos também ajuda a reduzir ambiguidades e fornece uma trilha clara a ser seguida por todas as áreas envolvidas no projeto.

Priorizando com Eficiência

Priorizar as atividades significa distinguir entre o que é urgente e o que é importante, assegurando que os itens mais críticos e de maior impacto sejam trabalhados primeiro. A priorização equilibra impacto nos negócios e viabilidade técnica, garantindo que as entregas ocorram de forma alinhada com os objetivos estratégicos do negócio. Técnicas de priorização, como MoSCoW ou a matriz de Eisenhower, são ferramentas essenciais para otimizar o retorno sobre o investimento (ROI) e garantir uma alocação de recursos otimizada.

Métricas e Indicadores para Medir a Eficiência do Backlog

Tempo Médio de Entrega de Tarefas

O tempo médio de entrega de tarefas é uma métrica vital para avaliar a eficiência com que o time de desenvolvimento está operando. Calculado a partir do momento em que uma tarefa entra em execução até a sua conclusão, este indicador fornece insights valiosos sobre a agilidade e competência da equipe na transformação de itens do backlog em entregas concretas. Manter um monitoramento ativo deste indicador ajuda na identificação de gargalos no processo de desenvolvimento e na implementação de melhorias contínuas.

Quantidade de Trabalho Completado Versus Planejado

Comparar o volume de trabalho completado com o que foi originalmente planejado oferece uma perspectiva clara sobre a acuracidade das estimativas e a capacidade de entrega da equipe. Essa métrica, frequentemente explorada durante as cerimônias de retrospectiva, provê uma base sólida para avaliações de performance e planejamentos futuros, assegurando que os insights adquiridos durante o desenvolvimento sejam aplicados em projetos subsequentes.

Retrabalho Causado por Falta de Clareza no Backlog

Mensurar o retrabalho gerado por falta de clareza ou informações insuficientes no backlog é crucial para avaliar a qualidade das descrições e critérios de aceite das histórias de usuário. Um volume elevado de retrabalho indica a necessidade de refinamento no processo de definição e descrição dos itens do backlog, garantindo que a equipe tenha uma compreensão clara e unívoca das tarefas a serem realizadas.

Percentual de Bugs Relacionados a Novas Funcionalidades

O acompanhamento do percentual de bugs relacionados a novas funcionalidades entregues oferece uma visão crítica sobre a qualidade do trabalho produzido. Esta métrica serve não apenas como um termômetro da eficiência do processo de desenvolvimento e teste, mas também como um indicador da qualidade das definições presentes no backlog.

Velocidade do Time

A velocidade do time, ou seja, a quantidade de pontos de história (story points) ou itens que a equipe é capaz de entregar em uma sprint, é uma métrica fundamental para avaliar a capacidade de entrega da equipe. Monitorar a velocidade ao longo do tempo permite identificar tendências, avaliar a eficácia das mudanças implementadas e melhor prever a entrega de futuras funcionalidades.

Através da análise cuidadosa desses indicadores, os gerentes de projeto e as equipes de desenvolvimento podem identificar oportunidades de melhoria, ajustar estratégias e garantir que o desenvolvimento esteja sempre alinhado com os objetivos organizacionais e as necessidades dos clientes, garantindo a entrega de produtos de software de alta qualidade.

Como aprimorar seu backlog?

Entre as formas existentes que permitem melhorar o aproveitamento de sua estratégia estão reuniões quinzenais, semanais e até mesmo diárias. É claro que isso pode variar de acordo com o nível de experiência dos profissionais e a quantidade de desenvolvedores que estão no projeto. Porém, com uma frequência maior de reuniões, é possível alinhar as etapas de produção, dar feedbacks sobre o que pode ser melhorado e até aumentar o entrosamento entre Product Owner e devs.

Além disso, o quanto antes os problemas surgirem e voltarem ao Product Backlog, mais rapidamente as mudanças podem ser incluídas nos sprints e podem ser atualizadas pelos desenvolvedores. Outro ponto importante é que, atualmente, existem diversas ferramentas on-line que permitem acelerar o processo a auxiliar a equipe toda na gestão dos backlogs.

Aqui estão mais 5 práticas que você pode seguir para manter o seu backlog saudável:

Conclusão

O backlog é uma ferramenta insubstituível no desenvolvimento de software, proporcionando uma estrutura para a organização, priorização e planejamento do trabalho, e desempenhando um papel crítico na entrega contínua de valor no produto final.

Agora que você já sabe mais detalhes de como os backlogs funcionam , é hora de implementá-los ou reestruturá-los na sua equipe de desenvolvimento para garantir mais produtividade, agilidade e qualidade na construção dos projetos.