Comunicação interna: Entenda a importância dela

Você acredita que a comunicação interna nas empresas é importante?

Bom, é fato que esse é um assunto debatido constante dentro das empresas.

Hoje dia podemos observar que grandes e pequenas empresas tem percebido o valor da boa comunicação, e se beneficiado disso.

Mas afinal de contas como podemos avaliar se temos uma boa comunicação. E além disso, o que podemos fazer para melhorá-la?

Neste artigo vou fazer um resumo dos problemas mais comuns encontrados nas empresas. E como podemos mitigá-los.

Identificando os problemas na comunicação interna

Os problemas ocorrem tanto na esfera interna, entre gestão e equipe. Quanto na esfera externa, cliente e time de desenvolvimento. Porém, nesse artigo irei focar mais nos problemas de comunicação interna.

Se você trabalha como desenvolvedor ou gestor de projetos de tecnologia, com certeza já se deparou com problemas de comunicação.

Quem nunca esteve em um projeto, que no momento da entrega final de uma feature, descobre que o cliente esperava outra coisa?

Ou então, aquela demanda que a equipe de desenvolvimento precisa refazer várias vezes, pois os critérios de aceite não foram bem definidos?

Até mesmo, uma tela que está com o layout errado, pois o fluxo não foi passado corretamente para o time?

Aposto que você já passou por algumas dessas situações. Alguns desses pontos estão ligados também a uma má gestão do projeto, mas é fato que a boa comunicação poderia minimizar os impactos desses erros.

Então, se o seu time está tendo muito retrabalho nas entregas, se existe muita incerteza durante o desenvolvimento. Se alguém da equipe sai fazendo algo que não estava priorizado, e se a entrega não acontece no prazo. Vocês tem problema de comunicação interna.

Possíveis causas

Em empresas com uma hierarquia muito vertical, é comum existirem problemas de comunicação. Normalmente os gestores conversam com o cliente, e o time de desenvolvimento nunca participa do entendimento do problema. Em alguns casos, o time não participa nem mesmo da elaboração da decisão.

É claro que em projetos maiores, com grandes equipes nem sempre é possível envolver todos no processo de decisão. Mas sem dúvidas é importante que todos entendam o rumo do projeto.

A equipe de desenvolvimento deve ser parte da solução e entender o rumo do produto. Ganhamos muito quando temos a contribuição do time de desenvolvimento na busca das soluções, mesmo que seja de apenas uma parte do time.

Um dos grandes problemas são gestores que decidem tudo, sem se preocupar com as dores ou problemas do desenvolvimento. Por outro lado, temos também o desenvolvedores que não compartilham esses problemas, por acharem que a gestão está desinteressada.

Além disso, também existem pessoas que não compartilham informações, técnicas ou de negócio, por medo de se tornarem desnecessárias para equipe. Acreditando que reter informações, irá torná-las indispensáveis.

A boa comunicação interna de um time, está ligada também com a cooperação de todos os envolvidos no processo.

Por que a comunicação interna é importante?

Segundo uma pesquisa PMI sobre comunicação, 80% dos projetos que possuem uma comunicação eficaz realizam as entregas no prazo, dentro do orçamento esperado e atingem as metas originais. Isso é o mundo perfeito, não é mesmo?

Afinal, como podemos melhorar a comunicação interna?

Bom, o primeiro passo é conscientizar as pessoas de que a comunicação é importante para os projetos.

Uma forma de fazer isso, é levantar os problemas que os times tem tido no dia a dia, e se for o caso mostrar que a maioria deles são provenientes de uma comunicação ineficaz.

Podemos também olhar para as metodologias ou frameworks ágeis, que sempre abordam a importância da comunicação. E além disso, nos oferecem ferramentas para melhorarmos isso.

O scrum por exemplo, tem eventos específicos que nos dão um bom direcionamento nesse aspecto. Planning, daily e retrospective são ótimos exemplos, que podem ser adaptados para o seu projeto e equipe, mesmo que não estejam utilizando esse framework. Se quiser saber um pouco mais sobre esses eventos, leia esse artigo Scrum na prática: Introdução.

A utilização de ferramentas onde toda a equipe pode ficar a par do que está acontecendo no projeto. Como por exemplo: Slack, RocketChat e até mesmo WhatsApp também podem ajudar muito.

Assim como manter um diretório compartilhado, onde todos os documentos relacionados ao projeto, ficam disponíveis para toda equipe.

Mas no final, o que realmente faz diferença é ter uma equipe unida em prol do projeto. Uma gestão que entenda a importância de manter a equipe de desenvolvimento a par de tudo o que está acontecendo no projeto. E um time que goste de compartilhar seus conhecimentos técnicos e de negócio.

A boa comunicação interna é fruto de uma equipe engajada, atualizada e colaborativa. Gerenciada de forma inteligente e munida de boas ferramentas de comunicação.

Bom, espero que esse artigo tenha gerado alguns insights e possa contribuir com você e seu time. Até a próxima!