Saiba como utilizar o Health Check Board

O Health Check Board emergiu como uma ferramenta indispensável no universo da gestão de projetos de tecnologia da informação (TI). Neste artigo, exploraremos em detalhes esta ferramenta, destacando sua fundamental relevância para Chief Technology Officers (CTOs) e líderes de engenharia.

Definição de Health Check Board

O Health Check Board de projetos, basicamente é um quadro que nos mostra de forma rápida, como está a “saúde” de um ou mais projetos. Esse quadro funciona como uma matriz, onde as colunas são os indicadores a serem avaliados. E as linhas são os nomes dos projetos. E para cada indicador a equipe pode fazer uma avaliação, que normalmente é respondida com níveis, como por exemplo baixo, médio e alto.

Os itens são selecionados para que o time de desenvolvimento possa avaliá-los. E com isso, dar uma visão de como está o status do projeto para o gestor do projeto. Mas como devo montar meu quadro e o que avaliar?

O que devo avaliar no meu Health Check Board?

Bom, a ideia é poder avaliar o que quiser no quadro, porém precisamos ter indicadores que façam sentido para mostrar ao gestor o momento de agir. E que além disso, ajudem na tomada de decisões.

Nós também devemos tomar cuidado com a quantidade de indicadores selecionados, o recomendado é de 4 a 6.

Quanto ao que devemos avaliar, normalmente pensamos em itens mais subjetivos ou que não seja possível metrificar de forma exata.

Abaixo vou listar alguns indicadores que você pode utilizar no seu projeto:

Satisfação do cliente

O quanto o cliente está satisfeito com o projeto na visão do dev team? Este é um item interessante, não pelo que está avaliando em si. Mas para exibir diferentes pontos de vista, pois as vezes para o gestor o cliente está insatisfeito, no entanto para o time ele está satisfeito. Isso ocorre geralmente, quando a equipe não tem acesso aos feedbacks do cliente.
Então este item acaba auxiliando em dois aspectos. Ver a satisfação do cliente e saber se equipe e gestão estão alinhados sobre o real status do projeto.

Satisfação do time

Além de entender como está a satisfação do cliente, é muito importante também entender como está a satisfação do seu time. A equipe está satisfeita em trabalhar naquele projeto?

Dica: Você utiliza métricas como Throughput e Lead Time por exemplo, para medir suas entregas? Se sim, é possível comparar o nível de satisfação do time com as entregas. E com certeza será possível perceber que as equipes com maior índice de satisfação, entregam mais.
Caso não saiba o que são essas métricas, ou queira entendê-las melhor, dá uma lida neste artigo aqui.

Colaboração do time

O quanto o time está colaborando entre si? Diferente dos dois anteriores onde o time normalmente chega a um consenso para avaliar o indicador, neste item é interessante fazer uma média das respostas. Ou seja você pode atribuir valores para as respostas, perguntando para cada membro da equipe como ele avalia a colaboração entre o time. E as respostas seriam: Baixa (1), Média (2), Alta (3). E então tirar a média dessas respostas.

Colaboração do cliente

Além de avaliar a colaboração do time, é bem legal avaliar também o quanto o cliente ou equipe do cliente colaboram com o projeto. Aqui a equipe pode considerar tempo de resposta a dúvidas, disponibilidade do cliente para acompanhamento do projeto. Afinal fica complicado um projeto andar rápido, quando o cliente não tem disponibilidade para reuniões de alinhamento, ou demora muito para homologar uma entrega.

Domínio do projeto

O quanto a equipe sente que domina do projeto. Aqui também podemos utilizar aquele esquema de tirar a média. Assim o tech lead pode visualizar o quanto cada membro se avalia em relação ao projeto, e alinhar essa visão se for preciso. Podendo oferecer auxílio ou designando alguém para auxiliar pessoas que estejam com dificuldades no projeto.

Pode-se separar este indicador em duas frentes, domínio do ponto de vista técnico e de regra de negócio. Assim fica ainda mais fácil de direcionar a ajuda as pessoas do time, que avaliem seu domínio do projeto como “Baixo” por exemplo.

Quais são os níveis de avaliação que utilizo no meu Health Check Board?

Bom, aqui nós utilizamos 3 níveis:

• Alto
• Médio
• Baixo

Eles se encaixam com todos os indicadores, e tornam a avaliação mais simples. Mas claro que na hora de montar, você pode definir isso dentro da sua empresa. O importante é que todos os times utilizem os mesmos níveis.

Quando devo atualizar meu quadro?

O período de atualização é normalmente é de uma semana. Pode parecer muito, mas de uma semana para outra pode se mudar bastante a situação de um projeto. E com uma avaliação semanal é possível acompanhar mais de perto o que está acontecendo, e assim tomar as ações necessárias.

Claro que cada um também pode mudar este tempo, mas é recomendado que não seja um período muito longo.

Dica extra

Uma dica, é utilizar uma planilha ou qualquer outra ferramenta que seja para armazenar o histórico do Health Check Board. Assim podem ser feitas várias análises do histórico do projeto, com o que foi respondido no quadro.