Por que a microgestão prejudica empresas, times e líderes?

A microgestão é a prática de centralizar muitas tarefas, não delegar com equilíbrio de tempo uma demanda para a equipe, supervisionar insistentemente e cobrar por resultados de forma arbitrária, antes mesmo que o time tenha tido tempo hábil para completar as atividades.

A raiz da microgestão é a insegurança dos líderes. Quando o gestor se sente inseguro em relação a sua própria capacidade e de lidar com as adversidades, acaba refletindo na equipe, já que essa dúvida se estende também para a percepção do desempenho dos colaboradores.

É claro que o gestor tem a responsabilidade de fazer a gestão de processos e acompanhar o fluxo de trabalho. Também é seu dever controlar a qualidade, avaliar os índices de desempenho da equipe, tomar decisões, dar instruções e fornecer conselhos e orientações. Afinal, esse é o modus operandi de uma liderança e essa gestão é esperada pelos colaboradores.

Os problemas começam quando você passa a ignorar as qualificações de sua própria equipe e a apontar não só o que os colaboradores devem fazer, mas como fazer; delegando responsabilidades sem dar autonomia, mesmo em tarefas e decisões rotineiras.

Quais os principais problemas da microgestão?

Assim como as relações pessoais, as profissionais também devem ter como base a confiança, já que para o desenvolvimento de um bom trabalho é importante que todos os envolvidos se sintam à vontade. Se você e sua equipe não contam com o apoio mútuo, a sua empresa pode enfrentar as seguintes adversidades:

1.    Baixa na produtividade

Se os colaboradores são limitados e suas capacidades são ignoradas pela gestão, a produtividade fica afetada, pois eles não se sentem motivados a propor novas ideias e  entendem que o trabalho entregue nunca é bom suficiente, o que pode inclusive despertar a síndrome do impostor.

A produtividade em equipes de desenvolvimento vai muito além de avaliar o quanto cada profissional precisa para entregar um determinado projeto. É preciso compreender o desempenho do grupo e do colaborador, bem como conhecer as exigências do mercado. Nesse sentido, alguns itens podem servir como medidas para o gestor ter como parâmetros de avaliação, sendo eles: 

1. O prazo de entrega;

2. O número de problemas resultantes do trabalho (bugs e outros);
3. O esforço necessário para corrigi-los.

2. Ambiente de trabalho estressante

Com a cobrança excessiva e controle intenso, o ambiente se torna estressante, o que afeta o clima organizacional e prejudica a forma como os colaboradores enxergam a empresa. Afinal, quem se sente confortável trabalhando em um lugar onde não há colaboração entre gestor e equipe?

Além disso, ter o trabalho interrompido por cobranças vazias, que não orientam sobre a demanda, pode ser outro vilão para a produtividade das equipes de desenvolvimento, como apresenta um estudo realizado pelo professor Chris Parnin, na Georgia Institute of Technology de Atlanta (EUA.

Segundo a pesquisa, uma das coisas que mais impactam a  produtividade no trabalho  é a interrupção constante, já que mais de 57% das tarefas costumam ser entrecortadas. Só para se ter ideia, em uma análise de 10 mil sessões de programação, Chris detectou que:

• Um programador leva entre 10 e 15 minutos para retomar a edição de código depois de uma interrupção;
• Em apenas 10% das vezes, programadores conseguiram retornar ao trabalho que estavam fazendo, após uma interrupção, em menos de um minuto;
• Ao longo de todo um dia de trabalho, programadores, geralmente, conseguem manter apenas uma sessão ininterrupta de duas horas.

3. Gestor não é um exemplo

O líder é a figura que serve como espelho para as equipes. No entanto, se o gestor não motiva o desenvolvimento profissional do time, os colaboradores tendem a questionar a liderança. Um artigo, publicado em 2016, no portal Administradores, mostra que os gestores podem tornar as instituições mais competitivas ao promover maior autoestima própria e no time, confiar em suas competências, estimular a realização de tarefas e não temer desafios.

4.    Não conseguem reter talentos

Uma das consequências mais visíveis da microgestão é a falta de retenção de talentos, o que também implica no aumento de custos com seleção e recrutamento de novos colaboradores. De acordo com o relatório Empathy Monitor, lançado pela empresa Businessolver, em 2017, a lealdade e o engajamento dos times são conquistados com empatia nas empresas. Segundo a pesquisa:

• 92% dos profissionais de recursos humanos observam que a empatia é um fator importante para a retenção de talentos;
• 80% dos millennials e 66% dos baby boomers (pessoas nascidas entre 1946 e 1964) deixariam o emprego atual se não houvesse empatia nas relações;
• 77% dos colaboradores estão dispostos a trabalhar mais horas em um local onde haja empatia.

Como acompanhar o trabalho sem microgerenciar as tarefas?

Definir um planejamento gerencial pode te ajudar a se livrar aos poucos dos vícios da microgestão, sem deixá-lo com a sensação que o trabalho está saindo dos trilhos. O planejamento define os recursos e serviços necessários e elabora um cronograma de acompanhamento das etapas. Desta forma, os líderes conseguem ter uma visão melhor das atividades em curto e médio prazo.

Para construir o planejamento, você pode contar com as opiniões dos colaboradores, incluindo eles na tomada de decisões sobre a própria gestão de tempo e alocação de recursos. Um dos primeiros passos para evitar a microgestão é, justamente, ter em mente que a sua equipe é competente e que ela faz o melhor com as ferramentas disponíveis.

Outra tática para fugir da microgestão é incentivar a cultura de feedbacks na sua empresa e avaliar quando os colaboradores estão colocando em prática as sugestões, assim você consegue mensurar a dedicação do time em se aperfeiçoar.

Um dos modelos é a avaliação 360 graus, um tipo de feedback no qual todos os membros da equipe ou empresa se avaliam, independente da hierarquia. Ou seja, colaboradores avaliam seus colegas, seus superiores e a si mesmos. Desta forma, a instituição fortalece a escuta entre as pessoas e os líderes podem ver se a sua gestão está prejudicando a motivação e envolvimento do time.  

Gestão a distância: o que é melhor para o home office?

Fazer gestão a distância, ou seja, liderar uma equipe em trabalho remoto, se tornou uma realidade para muitas empresas por conta do isolamento social, tensionado pelo Covid-19. No entanto, para o pós-pandemia muitos gestores e colaboradores gostariam de continuar a trabalhar a distância.

É o que mostra uma pesquisa feita pelo Runrun.it com 252 funcionários de diferentes organizações: 81,5% prefere o trabalho híbrido e 57,5% está inclinado em permanecer no home office. A principal diferença entre as duas formas de trabalho é que na primeira o colaborador alterna entre dias presenciais e remotos e o segundo opera sempre a distância.

Porém, definir o modelo de trabalho é apenas uma das mudanças que precisam ser estabelecidas pela empresa, pois as habilidades da gestão, por exemplo, ganham novas exigências. Qualidades normalmente reconhecidas como de um bom líder, como autoconfiança e carisma, no cenário remoto acabam perdendo espaço para a proatividade e confiabilidade.

Isso é o que nos mostra um estudo publicado, em junho de 2020, no Journal of Business and Psychology. Os pesquisadores entrevistaram estudantes universitários que estavam completando, de forma remota, seus trabalhos durante a pandemia. Para os participantes do estudo, no ambiente virtual a pessoa que mais se destaca é aquela capaz de auxiliar os demais. “Aqueles que tiram um tempo para ajudar outras pessoas com suas atividades têm mais chances de serem vistos como líderes”, afirma a pesquisa.

Dessa forma, soft skills normalmente atribuídas aos bons líderes acabam não se traduzindo tão facilmente na gestão a distância. Afinal, não adianta ser elegante em uma chamada de vídeo se você não está conseguindo se comunicar de forma clara com a sua equipe.

Nesse momento, ações acabam valendo mais do que palavras. A contribuição de um gestor precisa ficar clara para o time, porque do contrário você acaba destruindo o espírito de trabalho em equipe ou mesmo o senso de pertencimento.

Por isso, as principais habilidades para fazer uma boa gestão a distância são:

• Capacidade de se comunicar de forma clara;
• Delegar tarefas;
• Oferecer feedbacks construtivos;
• Organização;
• Motivar a equipe;
• Construir relacionamentos de confiança.

Como as equipes estão lidando com o trabalho remoto?

De acordo com a pesquisa do Runrun.it, citada anteriormente, 62%, dos 252 colaboradores ouvidos afirmou estar trabalhando mais horas do que antes da pandemia para entregar a mesma quantidade de tarefas ou até mais. Os entrevistados justificam que isso acontece porque a carga de trabalho aumentou ou porque no home office os processos de aprovação ou pequenos ajustes podem levar mais tempo do que no presencial.

Além da produtividade, o estudo observou que 30% dos entrevistados está mais inseguro com a estabilidade no emprego. Para 28% há mais dificuldades de obter apoio de outras áreas. Em relação aos líderes, 77,5% sente confiança por parte do gestor. Já 70% acredita que pode contar com o gestor quando precisa de ajuda. Por outro lado, 16% admitiu se sentir mais controlado pelo gestor.

Para o futuro, além do modelo de trabalho, as expectativas dos colaboradores são:

1. Ter horários mais flexíveis (70%);
2. Ter mais integração com os colegas em trabalho remoto (54%);
3. Trabalhar com ferramentas mais efetivas (46%);
4. Receber mais feedbacks (54%).

Evite a microgestão com as ferramentas efetivas

Como falamos acima, a insegurança dos líderes é a principal fonte da microgestão. Uma pesquisa publicada, em julho de 2020, na Harvard Business Review mostrou que a maioria dos gestores remotos estão, justamente, com problemas de confiança nas equipes. Cerca de 40%, dos 215 líderes entrevistados, afirmou que não se sentem confiantes o bastante para liderar um time em home office.

Para evitar a microgestão, conte com uma ferramenta que permita a “visão do todo” do trabalho. Como o Runrun.it, uma plataforma brasileira de SaaS (software as a service), que permite centralizar as informações, distribuir demandas, acompanhar em tempo real o progresso dos projetos e dos prazos de entrega.

Para os projetos mais longos, onde há um fluxo grande de informações você pode  utilizar o recurso de Gantt, que é um gráfico de barras com o cronograma do projeto específico, facilitando a delegação de tarefas com várias fases e a compreensão do progresso do time. Crie sua conta grátis agora: https://runrun.it

Texto produzido em parceria com o blog Runrun.it.