Reuniões que poderiam ser e-mails… por que isso acontece tanto?
Com a migração do sistema presencial para o trabalho remoto, em decorrência da pandemia, as empresas precisaram adaptar praticamente toda a rotina de trabalho para garantir a saúde dos seus trabalhadores. No entanto, algumas das medidas falharam ao longo deste percurso, e acabaram impactando negativamente a vida dos colaboradores.
Uma destas falhas encontra-se no incontável número de reuniões que passaram a acontecer quando não era mais possível resolver tudo pessoalmente. Há quase dois anos estamos imersos em um ciclo vicioso de reuniões online. Abrimos um link, fechamos, abrimos outro… e assim passamos pelo menos a metade dos nossos dias à frente de uma tela, assimilando diversas informações que, muito provavelmente, vão se confundir ao final do expediente.
Se antes do trabalho remoto ganhar todo este espaço já era completamente desgastante passar por um dia repleto de reuniões presenciais no escritório, com as videoconferências a situação se torna ainda mais agravante. Isso porque, muitas vezes, as lideranças se esquecem de um detalhe imprescindível para o bom funcionamento de uma cultura remota: não é porque estamos produzindo de casa, que estaremos 24 horas disponíveis para o trabalho.
Zoom Fatigue
Chamadas de áudio ou vídeo que duram várias horas ou se emendam umas nas outras, sem um intervalo correto entre elas, impedem que os profissionais executem as suas outras demandas de trabalho, pois se ocupam com encontros, muitas vezes desnecessários, com pautas que poderiam ser discutidas via texto, por exemplo, o que lembra o atual bordão: “essa reunião poderia ser um e-mail”.
O estresse causado por um trabalho remoto com uma carga excessiva de reuniões e atividades recebeu, no último ano, a denominação “Zoom fatigue”, que em uma tradução literal significa “fadiga do Zoom”, fazendo referência à uma das principais plataformas de videoconferência utilizadas nestes últimos dois anos, o Zoom, e é um problema que precisa ser levado muito a sério pelas empresas.
Em uma pesquisa realizada com psiquiatras, a Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) identificou que 54% dos entrevistados observaram um aumento no número de queixas a respeito da quantidade excessiva de reuniões virtuais e, dentre estes, estiveram presentes quadros de ansiedade e estresse que precisaram ser tratados com psicoterapia (utilização de medicamentos).
Este cenário de excessos, torna completamente desgastante aquilo que, na verdade, deveria promover uma maior qualidade de vida aos colaboradores. Afinal, quando estamos em casa, não temos diversos escapes que tornam a rotina mais leve, como a pausa para um café, um almoço em conjunto ou os momentos de descontração com os demais colegas de trabalho.
Tudo isso pode se tornar um fardo para aqueles que fazem parte de um time 100% remoto e ocasiona uma série de problemas como o tão temido e conhecido Burnout, que a partir do primeiro dia de 2022 já será considerado, pela OMS, uma doença do trabalho, caracterizada como um “estresse crônico de trabalho que não foi administrado com sucesso”
No entanto, quando a empresa consegue driblar esses obstáculos, prezando por um ambiente de trabalho saudável, o trabalho remoto pode se tornar extremamente agradável e vantajoso para ambas as partes envolvidas. E fazer isso não é nenhum bicho de sete cabeças para aqueles que estão realmente interessados em cuidar da saúde mental de seus talentos.
Como realizar e reduzir as reuniões online
Existem diversas práticas que podem melhorar a experiência do colaborador e contribuir para o aumento da produtividade. A partir de agora, você saberá como as reuniões online devem acontecer quando falamos em criar na empresa um ambiente saudável!
Organize quanto aos horários e assuntos
Antes de agendar qualquer reunião com o seu time, analise bem a sua real necessidade. Existem assuntos que exigem sim, uma resposta mais dinâmica e imediata da equipe, ou até mesmo uma contextualização e explicação mais aprofundada.
Por isso, quando um novo assunto ou problema surgir, busque resolvê-lo primeiramente através de um contato assíncrono, seja via mensagem, e-mail ou por qualquer outra plataforma de comunicação utilizada pelo seu time.
Uma vantagem de se comunicar através de textos é a possibilidade de arquivar as mensagens e até mesmo criar threads no Discord ou Slack, por exemplo. Assim, vocês não correm o risco de que as informações se percam ao longo do tempo.
Mas, se mesmo assim a comunicação não funcionar e a reunião online for a única opção para tratar do assunto, agende o compromisso com a máxima antecedência possível, assim todos conseguem organizar suas tarefas para participarem da videoconferência.
Aqui fica também uma dica extra: invista nas agendas online, em plataformas como o Google Calendar, pois assim todos conseguem visualizar a disponibilidade de cada talento do time, facilitando esta organização.
Com a reunião marcada, agora é hora de produzir uma pauta ou um roteiro (como você preferir chamar) com tudo aquilo que precisa ser discutido neste encontro. Aplicar esta estratégia ajuda a quem for conduzir a reunião a não desvirtuar o assunto. Quando você organiza o que precisa ser dito, a reunião se torna muito mais produtiva.
Seja rápido e objetivo durante reuniões online
A ideia aqui é que as reuniões online não cheguem a ter nem uma hora de duração. Quanto mais rápido o assunto for tratado, é melhor para todas as partes. Mas, para fazer isso da melhor forma, é preciso que os responsáveis pela reunião invistam em falas estratégicas e coloquem em prática a ideia da pauta, citada no tópico anterior.
Isso porque, se no presencial já acontecem dispersões em encontros muito longos, quando se trata de uma atividade remota é muito mais fácil perder o foco, e quando isso acontece, a ideia de uma reunião para facilitar a comunicação vai por água abaixo.
Se o assunto for muito longo, o ideal é dividi-lo em mais de uma reunião, com intervalos razoáveis entre elas. Assim, evitamos o cansaço e uma possível falta de foco.
Exerça a empatia
Por último, mas não menos importante, é preciso se colocar no lugar do outro quando falamos de trabalho remoto. As realidades e rotinas dos colaboradores são completamente diferentes entre si e é papel fundamental das lideranças fornecerem apoio aos seus times, promovendo um ambiente de trabalho saudável.
No trabalho remoto, os horários são flexíveis, os locais de trabalho são diversos e muitos talentos precisam cuidar de outras tarefas ao longo do dia (como buscar os filhos no colégio), mesclando-as às suas obrigações profissionais. Quando você insere diversas reuniões desnecessárias na rotina do seu time, acaba quebrando por completo toda a fluidez que o trabalho remoto oferece. Por isso, pense duas, três ou quatro vezes antes de marcar um compromisso na agenda de terceiros!
