Como melhorar a gestão de projetos?

Como melhorar a gestão de projetos dentro da minha empresa?

Sempre que falamos de gestão de projetos esse e vários outros questionamentos surgem. A verdade é que na maioria das vezes as pessoas não acreditam muito que uma gestão de projetos bem feita possa ajudá-las no dia a dia. E por isso tendem a resistir e duvidar da maioria dos processos de gestão e planejamento.

E quando falamos em agilidade então? A maioria das pessoas já começa a apontar problemas e dificuldades, antes mesmo de começar a rodar o processo.

Mas hoje não vamos falar de agilidade, o foco é como melhorar a gestão de projetos. Independentemente da metodologia, framework ou processo de trabalho que você utilize em sua empresa.

Então vamos ao que interessa!

Como o uso de ferramentas pode melhorar a gestão de projetos?

É fato que utilizar ferramentas para monitorar e metrificar seus processos ajuda e muito na gestão. Mas devemos sempre lembrar que é uma relação de custo benefício. Ou seja, o tempo que você investe preenchendo dados e configurando suas ferramentas, deve proporcionar facilidade no dia a dia para tomada de decisão em tempo hábil, melhorias de processo e informações de qualidade.

No quesito de ferramentas, hoje em dia estamos muito bem servidos. Temos várias ferramentas de qualidade, e de graça no mercado. Como por exemplo:

• Trello: É uma ferramenta bem versátil, e de fácil utilização. Além de ter vários “Power-ups” que se integram a uma infinidade de outras ferramentas. Porém hoje sua versão grátis limita a apenas um power-up por quadro.
• Pipefy: Tão ou mais personalizável que o Trello, o pipefy traz um gama bem grande de templates prontos. Que vão muito além só do desenvolvimento de software, ele também tem quadros pre-definidos para marketing, RH e várias outras áreas.
• Meister Task: Mais voltado para o gerenciamento de equipes de desenvolvimento, ele tem várias opções de personalização para os quadros. E até temporizador, caso queira contabilizar quanto tempo cada tarefa levou para ser desenvolvida.
• Slack: É uma ótima ferramenta de comunicação, e que serve muito bem especialmente a times de desenvolvimento. Possibilita integração com vários aplicativos, tem webhooks e vários recursos nativos interessantes, como o remider por exemplo.

Além dessas existem várias outras, e o importante é encontrar aquela que se adeque melhor a realidade do seu dia a dia. Lembre-se que sempre que falamos em melhoria, devemos considerar um processo evolucionário, então comece pelo básico e evolua de acordo com suas necessidades.

Por que é importante ter um processo de gestão bem definido?

Quando falamos em processo, na maioria das vezes pensamos apenas em definir suas fases. Ficamos tão focados em montar o passo a passo do processo, que algumas vezes esquecemos da importância de definir bem o que cada fase representa e quais os critérios dela.

Principalmente em processo de desenvolvimento de software, que pode envolver profissionais de áreas com diferentes diferentes como por exemplo, desenvolvedores, profissionais de QA, devops, e até mesmo clientes. Nestes casos, é preciso ter bem claro o que cada fase representa, por isso devemos definir bem os critérios de entrada e saída de uma atividade em cada uma das fases do processo.

Quais fases devo definir para melhorar a gestão do projeto?

É claro que cada projeto tem seu próprio contexto, e suas dificuldades. Sendo assim, as fases mais importantes a serem definidas mudam de um projeto para o outro, mas no geral temos algumas que são essenciais para garantir a qualidade das entregas e fluidez do processo.

Pronto para ser desenvolvido

Quando uma atividade está realmente pronta para o time começar a trabalhar nela? Quais seus critérios de aceite? Precisa ter mockup anexado, caso de teste escrito? A história do usuário está clara? Enfim, são vários questionamentos, e cabe a equipe toda em conjunto, definir o que é necessário para considerar que uma atividade está pronta para ser desenvolvida.

Pode parecer que isso tudo é muito óbvio, mas como diz um amigo meu: “as vezes o óbvio precisa ser dito”. Afinal nada pior para atrasar um time, do que começar demandas que não estão bem definidas não é mesmo?

Pronto para ser testado

Se o time possui um profissional ou equipe de QA alocada no projeto, ou mesmo se faz testes cruzados entre os devs é muito importante definir isso. 

Coisas como publicar a feature ou a correção do bug no ambiente de QA, gerar a versão de teste do aplicativo, atualizar o modelo de dados quando houver alteração. Enfim, pense em tudo que é necessário, e coloque como critério aqui. 

Pronto para ser entregue

E finalmente, quando uma atividade está pronta para ser entregue? Ela está realmente utilizável e disponível nos canais de distribuição corretos para seu cliente acessá-la? 

Esse pronto é no ambiente de produção, pois a equipe está trabalhando em um projeto de manutenção, ou o pronto é estar disponível em um ambiente de homologação?

Mais uma vez, pode parecer óbvio. No entanto, essa é a fase que mais gera confusão. E muitas vezes o time fica com a sensação de estar terminando várias atividades, enquanto o cliente está achando que o projeto está parado.

Outros pontos importantes no fluxo

É claro que além de definir as fases do processo, temos vários outros pontos importantes. Como comunicação clara e centralizada, tanto com o cliente quanto entre os membros da equipe.

Além disso, priorização de atividades que agregam mais valor para o projeto também é algo muito importante a se considerar no momento de definir no que o time vai trabalhar.

E um último ponto, escreva bem as atividades em que a equipe vai trabalhar. Se quiser saber um pouco mais sobre isso, dá uma olhada nesse artigo aqui: Como escrever tarefas para o time de desenvolvimento?

E o que mais pode ajudar a melhorar a gestão de projetos?

Bom, no começo eu disse que não ia falar de metodologias ágeis, mas não tem como fugir disso.

Porém não vou me alongar no assunto neste artigo. Vou deixar aqui link de dois outros artigos que escrevi, um sobre Scrum e outro sobre Kanban. Pra quem se interessar.

O uso de métodos ágeis ajuda e muito a melhorar a gestão de projetos!

É isso pessoal, por hoje ficamos por aqui. Qualquer dúvida, deixe nos comentários.

Até a próxima!