O Work in Progress (WIP), ou trabalho em andamento, é algo que você precisa observar de perto se quer entender a dinâmica da sua equipe. Ele basicamente mede quantas tarefas estão acontecendo ao mesmo tempo e ajuda a identificar onde as coisas podem melhorar.
Se o WIP está muito alto, isso é um sinal de alerta. Quer dizer que a equipe pode estar sobrecarregada, o que geralmente resulta em queda de produtividade. Por outro lado, quando o WIP é mantido em níveis adequados, a equipe consegue focar melhor, entregando tarefas com mais qualidade e agilidade.
Outro ponto importante: WIP tem tudo a ver com foco. Quanto mais coisas acontecendo ao mesmo tempo, maior a chance de a equipe perder o rumo e se sentir sobrecarregada. Por isso, limitar o WIP não é só uma boa ideia; é uma estratégia essencial para organizar melhor o trabalho e aumentar a produtividade.
Porquê você deve limitar WIP?
Limitar o WIP é uma das melhores formas de garantir que o trabalho flua de maneira eficiente. Ao fazer isso, você evita sobrecarga, melhora o ritmo de trabalho e ainda traz uma série de benefícios. Aqui estão alguns deles:
- Fluxo de trabalho mais organizado
Com muitas tarefas ao mesmo tempo, o processo fica confuso e trava. Quando você limita o WIP, fica mais fácil focar e concluir cada etapa. Isso torna tudo mais leve e eficiente. - Menos sobrecarga
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo só aumenta os erros e os atrasos. Ao definir limites de WIP, a equipe trabalha no seu próprio ritmo, com mais qualidade e sem o estresse de ter que lidar com tarefas demais. - Previsibilidade nas entregas
Quando há menos coisas em andamento, você consegue prever melhor quanto tempo cada tarefa vai levar. Isso ajuda a criar prazos realistas e evita aquela correria de última hora. - Foco no que importa
Com menos distrações, a equipe consegue priorizar o que realmente é importante. Isso significa menos energia desperdiçada em tarefas menos relevantes. - Aumenta a produtividade
Finalizar uma tarefa antes de começar outra é muito mais produtivo. Isso reduz interrupções e dá à equipe a chance de identificar e resolver problemas rapidamente.
Os impactos do WIP excessivo
Um WIP alto demais pode causar muitos problemas, principalmente para equipes de engenharia de software. Isso não é apenas sobre prazos ou eficiência – é também sobre o bem-estar da equipe.
Quando há trabalho demais em andamento, é comum que os engenheiros fiquem pulando de uma tarefa para outra. Isso consome energia, reduz a concentração e aumenta a chance de erros. E pior: a produtividade geral despenca, e o ambiente de trabalho pode ficar muito mais tenso.
Outro problema de ter um WIP alto é o acúmulo de dívida técnica. Com tanta coisa acontecendo, não sobra tempo para resolver problemas estruturais ou cuidar do código. No longo prazo, isso é como construir uma casa em terreno instável: mais cedo ou mais tarde, vai dar problema.
E não podemos esquecer o impacto humano. Sobrecarregar a equipe gera estresse e cansaço. Com o tempo, isso pode afetar o moral do time, reduzir a colaboração e até levar à perda de talentos.
Como identificar sinais de WIP excessivo
Quando o WIP está alto demais, os problemas começam a aparecer, e é importante saber identificar esses sinais para agir antes que eles saiam do controle.
Um dos primeiros indícios de que o Work in Progress (WIP) está exagerado é o acúmulo de tarefas não finalizadas. Dá para perceber isso facilmente em ferramentas como quadros Kanban, onde a coluna “Em progresso” começa a lotar, mas as tarefas concluídas não acompanham o mesmo ritmo. Isso mostra que a equipe está pegando mais trabalho do que consegue dar conta, o que acaba travando o fluxo e deixando tudo mais lento.
Outro sinal clássico são os atrasos constantes. Se os prazos vivem sendo estendidos ou as entregas ficam sempre para depois, é provável que o volume de trabalho esteja muito acima do que a equipe consegue lidar. Esse tipo de situação não só atrapalha a confiança dos clientes e stakeholders, mas também desanima a equipe, criando um clima de frustração.
Para resolver isso, é importante usar métricas que ajudem a entender como anda o fluxo de trabalho. Indicadores como Lead Time (quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída) e Cycle Time(quanto tempo a equipe realmente gasta trabalhando nela) são ótimos para identificar gargalos. Se esses números começarem a subir, é um sinal claro de que o processo está sobrecarregado e que chegou a hora de ajustar os limites do WIP.
Estratégias para implementar limites de WIP
Implementar limites de WIP de forma eficiente não é complicado, mas exige uma abordagem bem pensada. Aqui estão algumas ideias práticas para ajudar você nesse processo:
Avaliação da capacidade da equipe
Antes de tudo, entenda a capacidade real do seu time. Olhe para o histórico e veja quantas tarefas foram entregues em ciclos anteriores. Leve em conta o tamanho da equipe, as habilidades de cada um e a complexidade das tarefas. Isso vai te dar uma base sólida para definir limites que realmente funcionem.
Comece simples e evolua aos poucos
Não tente fazer tudo de uma vez. Comece com algo simples, como revisar o quadro Kanban para garantir que as tarefas em andamento estão no caminho certo antes de iniciar novas. Com o tempo, você pode implementar limites mais estruturados por coluna e, depois, em todo o sistema. É um processo de evolução.
Priorize o trabalho de forma clara
Uma vez que os limites estejam definidos, garanta que o time esteja alinhado nas prioridades. Antes de pegar algo novo, incentive a equipe a verificar se não há tarefas em aberto que possam ser finalizadas. Um bom truque é sempre olhar o quadro Kanban da direita para a esquerda – isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais próximas da conclusão.
Monitore e ajuste conforme necessário
Acompanhe os resultados dos limites de WIP e veja o impacto no fluxo de trabalho. Use dados como datas de início das tarefas em vez de datas de término, porque os resultados podem não ser imediatos. Se algo não estiver funcionando, ajuste os limites com base no desempenho do time e nas mudanças no processo.
KPIs para medir o sucesso na gestão de WIP
Uma boa gestão de WIP depende de como você acompanha os resultados. É aqui que os KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) entram. Eles ajudam a medir o impacto das mudanças e mostram onde ainda há espaço para melhorar.
Aqui estão os principais KPIs para avaliar se você está no caminho certo:
- Lead Time É o tempo total que uma tarefa leva para ir do início à conclusão. Se esse número está caindo, é um ótimo sinal de que limitar o WIP está funcionando.
- Cycle Time Mede o tempo ativo que a equipe gasta trabalhando em uma tarefa. Uma redução aqui mostra que as tarefas estão fluindo melhor, sem tantos gargalos.
- Throughput Avalia quantas tarefas foram concluídas em um período. Um aumento no throughput indica que o time está entregando mais em menos tempo.
- Quantidade de tarefas em andamento Monitorar esse número garante que os limites de WIP estão sendo respeitados. Se ele ultrapassar o limite definido, pode ser hora de ajustar processos ou rever as capacidades da equipe.
- Taxa de bloqueio Mede com que frequência as tarefas ficam travadas. Se essa taxa está diminuindo, significa que o time está resolvendo impedimentos mais rapidamente, o que reflete uma boa gestão de WIP.
Conclusão
Gerenciar bem o Work in Progress (WIP) é essencial para equipes que querem ser mais produtivas e saudáveis. Quando o WIP está sob controle, a equipe consegue focar no que realmente importa, entregando tarefas com mais qualidade e no prazo.
