Escopo de projeto aberto: o que é e quais são as vantagens?

O escopo de projeto especifica as orientações de um serviço de TI. Sendo assim, o desenvolvimento e a implantação do escopo devem seguir o prazo, o orçamento, o modelo de trabalho e os demais requisitos estabelecidos previamente nesse documento para a entrega de produto de acordo com as funções e características determinadas. Definir o escopo de um projeto é uma atividade central na gestão de projetos, sendo talvez o passo mais importante antes de prosseguir com o desenvolvimento em si. Podemos definir o escopo de um projeto como aquilo que a empresa desenvolvedora se obriga a entregar ao cliente. Nesse artigo vou explicar os diferentes tipos de mode de escopo e quais as vantagens do escopo aberto para projetos.

O que é um escopo de projeto?

Um escopo de projeto bem trabalhado e definido auxilia na redução de falhas de execução ao longo do percurso de desenvolvimento, e ajuda a antecipar os maiores riscos associados à sua conclusão. Outra vantagem é a de ajudar a formar estratégias preventivas que evitem situações de atraso, erros ou retrabalhos.

Os benefícios também não se limitam à conclusão do projeto em si: o escopo também contribui para a fluidez e a harmonia entre os membros da equipe de trabalho. Ao estabelecer a divisão de tarefas, há um ganho de eficiência e produtividade do time, o que ajuda a evitar discussões, conflitos e outros atritos, contribuindo para a manutenção de um bom clima organizacional.

Até aqui fica muito claro que o maior objetivo de um escopo de projeto é estabelecer as bases para a entrega de um produto final de excelente qualidade no menor espaço de tempo possível. Para atingir esse resultado, existem basicamente duas metodologias utilizadas para o gerenciamento de projetos, que são a de escopo fechado e a de escopo aberto.

O que é um escopo fechado?

O objetivo deste artigo é revelar algumas das principais vantagens de um escopo de projeto aberto em relação a um escopo fechado. Para isso, primeiramente é preciso que você compreenda bem quais são as diferenças entre eles.

Quando nos referimos a escopo fechado, estamos apenas descrevendo como foi negociada a entrega do projeto com o cliente. Esse modelo de contratação é mais elaborado e mais bem definido em relação aos recursos necessários para a sua execução.

Essa definição prévia de recursos confere uma percepção de risco menor ao contratante, pois representa uma garantia de não extrapolação do orçamento e do prazo estabelecido anteriormente no cronograma.

Empresas que optam por esse modelo de contrato o fazem com o intuito de transferir a responsabilidade para o desenvolvedor no caso de não cumprimento dos prazos e demais itens do escopo.

Outra característica do escopo fechado é a não aceitação de modificações de projeto. O que será entregue ao contratante será exclusivamente o que foi acordado em contrato. Novas modificações serão consideradas como novos projetos e vão demandar contratos diferentes.

O que é um escopo aberto?

Nesta altura do texto, é importante mencionarmos que independentemente da forma de contratação (escopo fechado ou aberto), ambos podem adotar diferentes modelos de desenvolvimento ou gerenciamento.

Como exemplo podemos citar os gerenciamentos cíclicos ou sob demanda, em que cada uma das fases de produção de um projeto são revisadas ao mesmo tempo em que são desenvolvidos, além das metodologias ágeis como o Scrum e Kanban. Já os projetos de escopo aberto têm muitos pontos positivos. Um desses pontos é que, por ser um serviço prestado sob demanda, toda a cobrança fica vinculada à execução de alguma parte do projeto. No escopo aberto, o cliente pode pagar semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou em qualquer outro período que seja acordado no contrato.

A grande vantagem é que normalmente existe algo entregue quando o cliente faz o pagamento. Por exemplo: a equipe faz entregas semanais e o cliente paga quinzenalmente, então o contratante sempre vê valor agregado e resultados concretos conforme realiza seus pagamentos.

É importante destacar que discussões para o alinhamento das características do projeto são muito menos frequentes e o cliente também não tem a necessidade de investir recursos financeiros logo no início da contratação — e muito menos comprometer o fluxo de caixa futuro do negócio com um parcelamento.

A facilidade para solicitar novos desenvolvimentos e modificações conforme as necessidades do contratante ao longo do tempo, proporcionando mais flexibilidade, é outra característica marcante do escopo de projeto aberto. Assim é possível incluir, excluir ou modificar diferentes itens de um projeto sem a necessidade de aditivos de contrato e outras burocracias — como reuniões e outras paralisações desnecessárias, presentes em projetos de escopo fechado.

O escopo aberto algumas vezes não é bem visto por alguns clientes devido às dúvidas sobre a entrega dos projetos. Essa é uma dúvida comum, mas infundada, pois a execução do trabalho é diretamente relacionada à disponibilidade e ao comprometido entre fornecedores e contratantes. Sendo assim, cabe ao gerente responsável pelo projeto o controle e a medição da quantidade de horas necessárias para a conclusão, bem como sobre o tempo de encerramento.

Escopo de projeto aberto não significa lentidão na execução e muito menos irresponsabilidade com o orçamento. Pelo contrário: contratos sob demanda são executados conforme os escopos predefinidos, contando com a possibilidade de alterações ao longo do tempo de relacionamento.

As alterações desejadas serão efetuadas como o intuito de cumprir com as prioridades de requisitos e valor do cliente contratante.

Quais são as vantagens do escopo de projeto aberto?

Acreditamos que o contratante só tem a ganhar com escopo de projeto aberto, pois o compromisso fica com a inovação, e não com um contrato “amarrado”.

Entre as vantagens de um projeto de escopo aberto, estão:

• flexibilidade nas datas de entrega;

• contratação da equipe por horas trabalhadas;

• acompanhamento das entregas à medida que o projeto é realizado — e não apenas quando ele está finalizado;

• liberdade para fazer alterações.

Podemos resumir o quadro da seguinte maneira: com o escopo fechado o contratante conta com a ciência sobre o seu custo e prazo de entrega, sem surpresas. No entanto, pode arcar com a desvantagem de receber ao final da execução um produto já defasado ou com grandes dificuldades em evoluir. Esse é um ponto muito grave em relação ao escopo fechado, pois a velocidade de reação em mercados extremamente inovadores e competitivos como os atuais é um fator-chave para a sobrevivência de qualquer negócio.

Em um escopo aberto, por sua vez, não há o conhecimento prévio sobre custos e prazos, mas há a liberdade de mudar prioridades, pausar ou adiantar processos, ampliar o time ou até mesmo mudar a ideia inicial por completo. No desenvolvimento ágil, no qual se baseia um escopo aberto, não é necessário contratar uma empresa, mas horas de trabalho.

Essa flexibilidade no desenvolvimento permite a entrega do produto em parte menores, ou por etapa com acompanhamento regular. Assim é possível realizar alterações e fornecer feedbacks rapidamente em cada fase, evitando que os produtos sejam entregues já defasados. Os processos ágeis se moldam às situações e proporcionam as mudanças necessárias para que o contratante obtenha vantagens competitivas.

Os benefícios de um escopo aberto podem ser usufruídos tanto por empresas quanto por clientes. Ao adotar esse método, os clientes ficam mais atentos sobre como estão sendo utilizadas as horas contratadas. Como consequência, os contratos abertos são muito transparentes, o que configura uma grande vantagem para os consumidores desse serviço.

Desafios do Escopo Aberto

Ao adotarmos o escopo aberto em projetos de TI, somos confrontados com uma série de desafios que precisam ser geridos com habilidade e perspicácia para assegurar o sucesso do projeto. Esses desafios, embora complexos, são superáveis com a aplicação de estratégias eficazes e uma abordagem cuidadosa.

Gerenciamento das Expectativas dos Clientes

Um dos principais desafios no escopo aberto é gerenciar as expectativas dos clientes. Em um modelo tão flexível, é comum que os clientes tenham expectativas que podem evoluir ao longo do projeto. Aqui, a comunicação clara e contínua torna-se fundamental. É essencial estabelecer uma linha aberta de comunicação com os clientes, onde as expectativas possam ser discutidas e realinhadas periodicamente. Isso não apenas ajuda a manter o cliente informado sobre o andamento do projeto, mas também permite ajustes na estratégia do projeto, conforme as necessidades do cliente evoluem. O desafio é garantir que essas mudanças não desviem o projeto de seus objetivos principais.

Manutenção da Qualidade

Outra preocupação crítica é a manutenção da qualidade. Com tantas variáveis em jogo devido à natureza flexível do escopo aberto, pode ser um desafio garantir que a qualidade do produto ou serviço final não seja comprometida. Para enfrentar isso, é vital implementar processos robustos de controle de qualidade e garantia de qualidade. Isso pode incluir revisões regulares do código, testes contínuos e avaliações periódicas do produto em desenvolvimento. O objetivo é identificar e corrigir problemas de qualidade em tempo hábil, antes que eles se tornem mais sérios.

Equilíbrio entre Flexibilidade e Objetivos do Projeto

Por fim, mas não menos importante, está o desafio de equilibrar a flexibilidade inerente ao escopo aberto com os objetivos principais do projeto. A natureza adaptável do escopo aberto é uma de suas maiores forças, mas também pode levar a desvios se não for gerenciada com cuidado. É crucial manter o foco nos objetivos de longo prazo do projeto, mesmo enquanto se adaptam a mudanças de curto prazo e se respondem a novas oportunidades. Para isso, é necessário ter uma visão clara dos objetivos do projeto e um forte alinhamento com a equipe. Métodos ágeis, como reuniões de planejamento de sprints e revisões regulares do projeto, podem ajudar a manter a equipe alinhada e focada nos objetivos principais, mesmo em um ambiente em constante mudança.

Esses desafios, embora significativos, não diminuem o valor do escopo aberto. Com a abordagem certa, eles podem ser gerenciados efetivamente, levando a projetos de TI mais responsivos, adaptáveis e, em última análise, bem-sucedidos.

Implementando do Modelo de Escopo Aberto em Projetos de TI

Adotar o escopo aberto em projetos de TI é um passo significativo que demanda uma abordagem meticulosa e estratégica. Essa metodologia, embora ofereça flexibilidade e adaptabilidade, requer uma série de considerações cuidadosas para garantir sua implementação e sucesso efetivos.

Treinamento Adequado da Equipe

O primeiro aspecto crucial para a implementação bem-sucedida do escopo aberto é o treinamento adequado da equipe. O escopo aberto, com sua natureza fluida, pode ser bastante diferente dos modelos tradicionais de gestão de projetos que as equipes estão acostumadas. Por isso, é essencial que todos os membros da equipe recebam treinamento específico sobre como trabalhar dentro deste modelo. Isso inclui entender como lidar com mudanças frequentes nos requisitos, como manter a comunicação eficaz com os stakeholders e como adaptar seus fluxos de trabalho para se manterem alinhados com os objetivos em evolução do projeto. O treinamento deve ser abrangente e contínuo, garantindo que a equipe esteja sempre atualizada com as melhores práticas e técnicas mais recentes.

Escolha de Ferramentas Apropriadas

Outro aspecto fundamental na implementação do escopo aberto é a seleção de ferramentas apropriadas. As ferramentas de gerenciamento de projetos desempenham um papel vital em manter a organização e a eficiência, especialmente em um ambiente onde as mudanças são constantes. Estas ferramentas devem oferecer funcionalidades que suportem a flexibilidade e a colaboração, como gerenciamento de tarefas dinâmico, rastreamento de progresso em tempo real e integração fácil com outras ferramentas e plataformas. A escolha correta das ferramentas pode aumentar significativamente a eficácia da equipe e a capacidade de responder a mudanças de maneira rápida e eficiente.

Definição de Processos Claros e Eficientes

Finalmente, a implementação bem-sucedida de um escopo aberto exige a definição de processos claros e eficientes. Embora o escopo aberto seja flexível por natureza, ele ainda requer uma estrutura e processos bem definidos para funcionar efetivamente. Isso envolve estabelecer protocolos claros para como as mudanças no escopo são gerenciadas, definindo linhas de comunicação entre a equipe e os stakeholders e estabelecendo métodos para monitorar e avaliar o progresso do projeto. Os processos devem ser projetados para serem ágeis e adaptáveis, permitindo ajustes rápidos sem perder de vista os objetivos gerais do projeto.

Metodologias Ágeis e Escopo Aberto

A integração das metodologias ágeis com o escopo aberto representa um marco importante no mundo da gestão de projetos de TI. Metodologias como Scrum e Kanban não são apenas compatíveis com o escopo aberto, mas também potencializam suas vantagens, criando um ambiente onde a agilidade e a capacidade de resposta às mudanças são maximizadas.

Scrum e a Flexibilidade do Escopo Aberto

O Scrum, em particular, se alinha perfeitamente com os princípios do escopo aberto. Esta metodologia ágil, conhecida por sua estrutura de sprints e reavaliações constantes, facilita a adaptação rápida às mudanças. Em um projeto de escopo aberto gerenciado pelo Scrum, a equipe tem a liberdade de revisar e ajustar o escopo ao final de cada sprint. Isso permite uma resposta ágil às mudanças de requisitos, demandas do mercado ou feedbacks dos stakeholders. As reuniões regulares de planejamento de sprint e as retrospectivas são momentos ideais para a equipe reavaliar o escopo e fazer ajustes conforme necessário, mantendo o projeto alinhado com as metas atuais.

Kanban: Visualização e Adaptabilidade

Por outro lado, o Kanban oferece uma abordagem mais visual e contínua, que se encaixa bem na natureza dinâmica do escopo aberto. Com seu sistema de quadros e cartões, o Kanban facilita o acompanhamento do progresso das tarefas e a identificação de gargalos. Em um ambiente de escopo aberto, onde as tarefas e prioridades podem mudar rapidamente, o Kanban permite que a equipe visualize essas mudanças em tempo real e ajuste seu fluxo de trabalho de forma eficiente. Isso ajuda a manter todos na equipe alinhados e cientes das mudanças no escopo, garantindo que nenhum aspecto importante seja negligenciado.

Benefícios da Combinação de Escopo Aberto com Metodologias Ágeis

A combinação de escopo aberto com metodologias ágeis traz diversos benefícios. A principal vantagem é a capacidade de responder rapidamente às mudanças, o que é fundamental em um setor tão dinâmico quanto o de TI. Além disso, essa combinação promove uma melhor comunicação dentro da equipe e com os stakeholders, garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e progresso do projeto. A transparência e a colaboração são reforçadas, o que leva a uma maior confiança e satisfação do cliente.

Implementar o escopo aberto em projetos de TI utilizando metodologias ágeis como Scrum e Kanban não só é viável, mas também extremamente eficaz.

Conclusão final sobre o Escopo de projeto Aberto

Em conclusão, o escopo aberto representa uma mudança significativa na forma como os projetos de TI são gerenciados. Embora venha com seus próprios desafios, as vantagens que oferece em termos de flexibilidade, adaptabilidade e alinhamento com as necessidades dos clientes são inegáveis. Este artigo procurou destacar esses pontos, ressaltando a importância do escopo aberto e fornecendo insights sobre como ele pode ser implementado com sucesso em projetos de TI.