Principais métricas no kanban e como medi-las

O Kanban é uma abordagem ágil que se concentra na visualização e gestão de fluxos de trabalho. As métricas Kanban são uma parte crucial para entender e analisar o desempenho de todo processo de desenvolvimento de um projeto. 

Neste artigo vou trazer as principais métricas Kanban e como medir cada uma delas. Vamos lá?

Work In Progress (WIP)

O Work In Progress (WIP) é uma métrica Kanban fundamental. Ele se refere à quantidade de itens em andamento em um determinado momento. Medir o WIP ajuda a evitar sobrecarregar a equipe de trabalho e a manter um fluxo de trabalho estável. 

Para compreender o WIP, imagine-o como o número de pratos que um malabarista consegue manter no ar ao mesmo tempo. Com muitos pratos, há um risco maior de queda; se houver poucos, o malabarista não estará atingindo seu potencial máximo. Da mesma forma, em um quadro Kanban, o WIP se refere ao número de tarefas ou itens que estão atualmente em andamento.

Medir o WIP é relativamente simples. Basta contar quantos itens estão no estágio “em andamento” no seu quadro Kanban. Essa contagem pode ser feita diariamente para fornecer uma visão atualizada do estado do processo.

Além disso, a análise das tendências ao longo do tempo é fundamental. Se você observar que o WIP está constantemente no limite máximo, pode ser um sinal de que a equipe está sobrecarregada. Por outro lado, se o WIP for consistentemente baixo, pode haver subutilização de recursos.

A capacidade de ajustar o WIP conforme necessário é uma das maiores vantagens dessa métrica. Com base nas informações coletadas, a equipe pode tomar decisões informadas, aumentando ou reduzindo o WIP para otimizar o fluxo de trabalho e manter uma produção estável.

Métrica Throughput

O Throughput, uma das métricas essenciais no contexto do Kanban, pois é ele quem mede a eficiência de um sistema. Ele se concentra na taxa na qual os itens são concluídos e entregues, proporcionando uma visão mais clara da capacidade de entrega da equipe e do processo como um todo.

Podemos pensar no Throughput como a quantidade de produtos que uma linha de montagem pode produzir em um determinado período de tempo. Quanto maior, mais eficaz e produtivo é o processo. Por isso, a métrica Throughput é crucial para entender a saúde do fluxo de trabalho.

Para medir o Throughput é preciso registrar o número de itens concluídos e entregues durante um período definido, seja ele semanal, mensal ou outro. Em seguida, devemos calcular a média desses números para determinar a taxa média de Throughput. Essa taxa é uma representação direta da capacidade da equipe de entregar valor de forma consistente.

O grande benefício do Throughput é sua capacidade de identificar gargalos no processo. Se a taxa de Throughput estiver abaixo do esperado, pode haver bloqueios ou desperdícios que precisam ser abordados. Por outro lado, um aumento constante no Throughput pode indicar melhorias bem-sucedidas no desenvolvimento do projeto.

Lead Time

O Lead Time funciona como uma janela que nos permite observar o ciclo de vida de uma tarefa, desde sua solicitação até sua conclusão. Essa métrica tem uma importância significativa, pois está diretamente relacionada à experiência do cliente, e nos ajuda a entender quanto tempo eles precisam esperar para receber um serviço ou produto.

Ao medir o Lead Time no Kanban, registramos o momento em que uma tarefa é solicitada e quando é finalizada. O Lead Time, ao contrário do Cycle Time que veremos a seguir, engloba não apenas o tempo de trabalho efetivo, mas também o tempo de espera nas filas. Isso significa que ele representa o tempo total, desde a inclusão da tarefa no fluxo de trabalho até sua conclusão.

Caso o Lead Time seja muito longo, ele pode indicar algumas ineficiências em seu processo, o que pode gerar frustrações nos clientes. Por outro lado, se o Lead Time for curto e previsível, sua equipe está oferecendo um serviço ágil e eficiente. Ao analisar os dados de Lead Time, você pode identificar oportunidades de melhorias no processo. Isso pode incluir a redução do tempo de espera, a otimização das etapas do processo ou a eliminação de gargalos que prolongam o Lead Time.

Cycle Time

O Cycle Time é uma métrica que foca exclusivamente no coração do processo: o tempo de trabalho real. Enquanto o Lead Time abrange o tempo total desde a solicitação até a conclusão, incluindo os períodos de espera, o Cycle Time se concentra apenas no tempo efetivamente gasto na execução das tarefas.

Medir o Cycle Time no Kanban é uma abordagem precisa e direta. Para cada tarefa ou item, registramos o horário de início e término de sua execução. Em seguida, calculamos o tempo total de trabalho, subtraindo o horário de início do horário de término. O resultado é o Cycle Time específico para aquela tarefa.

Essa métrica é incrivelmente valiosa para avaliar a eficiência do processo de trabalho. Ela revela o tempo real dedicado à execução de uma tarefa, identificando oportunidades de otimização. Se o Cycle Time for longo, pode indicar que as tarefas estão sendo realizadas de maneira ineficiente. Se for curto, pode indicar uma execução ágil e eficaz.

Ao analisar os dados de Cycle Time, você pode identificar gargalos, processos demorados ou áreas onde a eficiência pode ser otimizada. Essas informações são importantes para tomar decisões informadas e implementar melhorias contínuas no fluxo de trabalho, garantindo que as tarefas sejam concluídas de maneira eficaz e eficiente.

Lei de Little

A Lei de Little, uma fórmula matemática simples, mas que pode ser uma grande aliada neste modelo de metodologia ágil. Ela conecta três métricas Kanban essenciais: o WIP, o Throughput e o Lead Time e é representada pela equação abaixo: 

Lead Time = WIP / Throughput 

Aplicar a Lei de Little no Kanban é uma estratégia inteligente para melhorar a eficiência do processo. Comece coletando dados precisos sobre o WIP e o Throughput. Em seguida, use a fórmula para calcular o Lead Time. 

Com essa métrica em mãos, você pode tomar decisões informadas para ajustar o WIP, se quiser reduzir o Lead Time, ou aumentar o Throughput, se desejar entregar mais rapidamente. A Lei de Little capacita as equipes a otimizar seus processos, mantendo o equilíbrio entre essas métricas essenciais.

Conclusão

As métricas desempenham um papel fundamental no sucesso do Kanban. Elas fornecem insights valiosos para aprimorar a eficiência do processo, identificar gargalos e reduzir os tempos de espera. 

Ao medir o Work In Progress (WIP), Throughput, Lead Time, Cycle Time e aplicar a Lei de Little, você estará em uma posição melhor para otimizar seus processos Kanban e fornecer resultados mais rápidos e de maior qualidade aos seus clientes. Lembre-se de que a melhoria contínua é a chave para o sucesso do Kanban, e essas métricas são suas aliadas nessa jornada.