Como implementar a Gestão Ágil com eficiência

O alto crescimento de uma startup é visto, em grande parte do tempo, como algo positivo, e não estamos errados quando pensamos dessa forma. No entanto, por mais que os resultados sejam animadores, é preciso estar atento à evolução dos times que compõem sua startup para garantir que eles cresçam junto com os negócios e uma gestão ágil pode ajudar no desenvolvimento do seu time.

É muito comum que, com um crescimento inesperado, as pessoas mais impactadas sejam os colaboradores, que precisam lidar com uma demandas de trabalho maiores. Por esse motivo, deve-se tomar muito cuidado para que este crescimento não impacte negativamente no dia a dia dos talentos e, consequentemente, não haja uma taxa elevada de turnover. 

Quando entendemos que esses talentos são a parte mais importante de todos os processos e resultados da das startups, garantimos que todos os envolvidos, empresa e profissionais, encontrem benefícios nesta relação. Com colaboradores mais engajados, a produtividade melhora e torna possível alcançar resultados ainda mais positivos, já que esses talentos se sentem valorizados e constroem sua carreira conforme a sua evolução na empresa.

Para garantir este crescimento em conjunto, devemos pensar em maneiras de otimizar os processos cada vez mais, tornando o trabalho mais efetivo e agradável aos colaboradores, gerando os resultados desejados. 

Apostar na gestão ágil pode ser uma excelente forma de fazer com que seus times de tecnologia cresçam em conjunto com a empresa. Pensando nisso, neste artigo vou explicar um pouco mais os conceitos por trás desta agilidade e como ela pode ser aplicada no dia a dia da sua startup. 

Continue a leitura para saber mais!

O que é Gestão Ágil de projetos e como funciona?

Proveniente do Manifesto Ágil, o conceito de cultura ágil e gestão para projetos de desenvolvimento de software pode parecer simples, já que consiste na aplicação de práticas ágeis no dia a dia de trabalho com o objetivo de fazer com que as entregas sejam mais rápidas e ainda assim, mantendo a qualidade dos produtos. 

Um projeto que possui uma gestão ágil preza pelo desenvolvimento das equipes envolvidas no trabalho e não exatamente dos processos a serem executados. Por esse motivo, os projetos são quebrados em partes menores, com ciclos de entrega realizados em períodos mais curtos, permitindo mudanças durante a execução e fazendo com que o cliente consiga observar mais de perto o andamento do projeto.

Dentro da gestão ágil, a rapidez não é só o que importa, mas também as melhorias implementadas durante os processos, o engajamento do time, a aplicação de testes e a adaptabilidade de todo o fluxo. É preciso que os gestores estejam cientes de que, se for preciso mudar de rota no meio do caminho, o time deve se planejar e tomar esta atitude para que os objetivos sejam atingidos. 

Por este motivo, uma das principais características da gestão ágil é a formação de times de alta performance que tenham como foco a multidisciplinaridade. Contar com diversas habilidades em uma única equipe permitirá ao time tomar decisões importantes sem depender de outros setores da empresa, garantindo assim, mais agilidade, que é o objetivo principal da metodologia. 

Metodologias Ágeis

Scrum

O Scrum é uma das principais metodologias ágeis utilizadas para gerenciar projetos. Ele se baseia em um conjunto de papéis, responsabilidades, cerimônias e artefatos para garantir a entrega contínua de valor ao cliente. O Scrum é conhecido por sua abordagem iterativa e incremental, dividindo o trabalho em sprints, que são períodos de tempo fixos durante os quais as entregas são feitas.

No Scrum, existem três papéis principais: o Product Owner, o Scrum Master e o Time de Desenvolvimento. O Product Owner é responsável por definir as prioridades do produto e garantir que a equipe esteja focada nas atividades de maior valor para o cliente. O Scrum Master é responsável por garantir que o Scrum seja implementado corretamente e auxiliar a equipe no uso das práticas ágeis. O Time de Desenvolvimento é responsável por realizar as atividades de desenvolvimento do produto.

Cerimônias do Scrum: reuniões diárias, planejamento de sprint, revisão de sprint e retrospectiva de sprint

No Scrum, existem quatro cerimônias principais. A reunião diária é um encontro diário de curta duração, onde a equipe compartilha o progresso do trabalho, identifica possíveis obstáculos e planeja as atividades do dia. O planejamento de sprint ocorre no início de cada sprint e envolve a definição das atividades a serem realizadas e a estimativa do tempo necessário para concluí-las. A revisão de sprint acontece no final de cada sprint, onde a equipe apresenta o trabalho realizado ao Product Owner e recebe feedback. A retrospectiva de sprint ocorre também no final de cada sprint e é uma oportunidade para a equipe refletir sobre o sprint anterior e identificar melhorias para os próximos.

Artefatos do Scrum: product backlog, sprint backlog e burndown chart

Os artefatos do Scrum são ferramentas utilizadas para gerenciar o trabalho da equipe. O product backlog é uma lista priorizada das funcionalidades e requisitos do produto. O sprint backlog é uma lista das atividades a serem realizadas durante o sprint atual. O burndown chart é um gráfico que mostra a quantidade de trabalho restante ao longo do tempo, permitindo que a equipe acompanhe seu progresso.

Principais práticas do Scrum

Além dos papéis, responsabilidades, cerimônias e artefatos, o Scrum também utiliza algumas práticas-chave para garantir a eficácia do processo. Algumas dessas práticas incluem a realização de revisões regulares do produto com o cliente, a definição de metas claras e mensuráveis para cada sprint, o uso de técnicas de estimativa para prever o tempo necessário para concluir as atividades, e o uso de quadros visuais, como o quadro Kanban, para monitorar o progresso do trabalho.

Kanban

O Kanban é uma metodologia ágil que se concentra na visualização do fluxo de trabalho e no gerenciamento de limites de trabalho em progresso. Ele utiliza um quadro Kanban para representar o fluxo de trabalho e permite que a equipe visualize as atividades em diferentes estágios, desde o backlog até a conclusão. O Kanban é conhecido por sua abordagem orientada para o fluxo e seu compromisso com a entrega contínua.

Fluxo de trabalho e limites de trabalho em progresso

No Kanban, o fluxo de trabalho é dividido em colunas que representam diferentes estágios do processo. Cada atividade é representada por um cartão, que é movido pelas colunas à medida que progride no processo. Os limites de trabalho em progresso são estabelecidos para cada coluna, garantindo que a equipe não sobrecarregue seu trabalho e mantenha um fluxo contínuo.

Visualização do trabalho

A visualização do trabalho é uma das principais características do Kanban. O quadro Kanban permite que a equipe visualize todas as atividades do projeto em um único local, facilitando a identificação de gargalos, áreas de melhoria e possíveis obstáculos. Além disso, a visualização do trabalho também ajuda a manter todos os membros da equipe alinhados e engajados no progresso do projeto.

Métricas e indicadores do Kanban

O Kanban utiliza uma série de métricas e indicadores para medir o desempenho e a eficácia do processo. Alguns dos principais indicadores incluem o lead time, que mede o tempo necessário para concluir uma atividade desde o seu início até a sua entrega final, e o tempo de ciclo, que mede o tempo total que uma atividade leva para ser concluída.

Implementação do Kanban na sua empresa

A implementação do Kanban na sua empresa pode ser feita seguindo alguns passos. Primeiro, é necessário definir as colunas do quadro Kanban, representando os estágios do fluxo de trabalho. Em seguida, é importante estabelecer os limites de trabalho em progresso para cada coluna, garantindo que a equipe não fique sobrecarregada. Além disso, é preciso criar um fluxo contínuo de trabalho, monitorando regularmente o quadro Kanban e movendo os cartões à medida que as atividades são concluídas. Por fim, é fundamental avaliar e ajustar o processo ao longo do tempo, buscando sempre melhorias e eficiência.

Lean

O Lean é uma filosofia de gestão que busca eliminar desperdícios e melhorar continuamente os processos. Baseado no sistema de produção da Toyota, o Lean valoriza a eficiência, a qualidade e a entrega de valor ao cliente. Ele se concentra em identificar e resolver problemas, reduzir o tempo de ciclo e promover a colaboração entre as equipes.

Uma das principais premissas do Lean é a eliminação de desperdícios. Esses desperdícios podem assumir diferentes formas, como tempo de espera, movimentação desnecessária de materiais, retrabalho, transporte excessivo, entre outros. Ao identificar e eliminar esses desperdícios, as empresas podem reduzir custos, melhorar a eficiência e aumentar a satisfação do cliente.

Melhoria contínua

A melhoria contínua é um dos princípios fundamentais do Lean. Ela envolve a busca constante por formas mais eficientes e eficazes de realizar o trabalho, por meio do envolvimento de toda a equipe. Através de metodologias como o PDCA (Plan, Do, Check, Act), as empresas podem identificar oportunidades de melhoria, implementar mudanças, avaliar resultados e ajustar os processos continuamente.

Implementação dos princípios Lean na sua empresa

A implementação dos princípios Lean na sua empresa pode ser feita por meio de algumas ações. Primeiramente, é importante criar uma cultura de melhoria contínua, incentivando todos os membros da equipe a buscar constantemente formas de melhorar o trabalho. Além disso, é necessário envolver toda a equipe no processo de identificação e eliminação de desperdícios, através de práticas como o mapeamento do fluxo de valor e a análise de Ishikawa. Por fim, é crucial estabelecer um sistema de produção puxada, alinhando a produção às demandas reais do cliente.

Como aplicar a Gestão Ágil de projetos?

Imagino que a sua dúvida agora é sobre como colocar todo esse conceito em prática no dia a dia da sua empresa e, por isso, abaixo estão algumas dicas de como você pode iniciar a aplicação de uma gestão ágil nos seus projetos de tecnologia. 

Agora vamos às dicas gerais:

Treine a sua equipe

A primeira dica é sobre o que fazer antes de colocar as metodologias em prática. É necessário que todas as mudanças sejam explicadas com detalhes aos colaboradores envolvidos nesta implementação e isso se torna ainda mais importante se a empresa nunca adotou estes métodos anteriormente. 

Para que não haja inseguranças por parte da equipe, é necessário garantir que os colaboradores e lideranças que estão à frente desta aplicação conheçam bem sobre o assunto para que, assim, possam conduzir o restante do time e minimizar os impactos dessas mudanças na rotina dos talentos. 

Não deixe de destacar os benefícios das metodologias ágeis e invista em treinamentos para que as equipes se sintam seguras e a aplicação aconteça como planejado. 

Erre rápido

Já sabemos que as startups buscam um crescimento exponencial e para isso acontecer, muitas vezes é necessário mudar as estratégias no meio do caminho e estas mudanças, geralmente, acarretam erros até que todos estejam habituados aos novos processos. Por isso, é preciso testar e, assim, observar as possíveis falhas o quanto antes para que o problema não se torne ainda maior no futuro.

Quanto antes for observado o que não está dando certo, melhores decisões são tomadas e o time garante tempo hábil para pensar em soluções que vão, de fato, resolver os desafios. Tente prever o que pode acontecer com as mudanças que você deseja implementar para que possa driblar as dificuldades. Afinal, antes de algo dar realmente muito certo, é preciso testar muito. 

Documente tudo

Toda grande mudança em uma startup deve ser documentada, e com a implementação de processos de gestão ágil não seria diferente. Por isso, documente todas as informações importantes para essa transformação: as motivações, objetivos, que profissionais estão envolvidos e até mesmo as falhas ao longo do percurso. 

A partir destes registros, ficará muito mais fácil saber por onde seguir, analisar o que está sendo impactado com estas transformações e, é claro, conferir se os times estão acompanhando a evolução da empresa. 

Agora que você já entende um pouco mais da importância em ter um time que cresce junto com a sua startup ou scale-up, está na hora de investir em um time de alta performance para colocar a agilidade em prática.

Conclusão sobre implementar uma Gestão Ágil

A Gestão Ágil é uma abordagem inovadora que pode trazer uma série de benefícios para as empresas, como maior eficiência, qualidade e satisfação do cliente. No entanto, implementar e adotar a Gestão Ágil também pode apresentar desafios. É importante compreender os princípios da Gestão Ágil, aprender sobre as metodologias ágeis como o Scrum, Kanban e Lean, e seguir um processo de implementação cuidadoso. Com um planejamento adequado, o engajamento da equipe e o apoio da liderança, é possível superar os desafios e colher os benefícios da Gestão Ágil. Portanto, se você está procurando maneiras de melhorar a eficiência e o desempenho da sua empresa, considere implementar a Gestão Ágil e experimentar os resultados positivos que ela pode trazer.